6 überzeugende Argumente für die digitale Dokumentenverwaltung
Die Palette an Dokumenten, mit der wir unseren Büroalltag bestreiten, ist schier unbegrenzt. Wir arbeiten mit Unterlagen in allen Farben und Formen, analog, digital und zudem in den unterschiedlichsten Datei-Formaten und Versionen. Oft ist das Chaos vorprogrammiert; es kostet Zeit und Energie Ordnung in Ablagen, Ordner und Aktenschränke zu bringen. Dabei gibt es eine wirksame Methode, mit der sich das Jonglieren von Dokumenten in den Griff kriegen lässt.
(Lesedauer: 3 Minuten)
1. Zeit sparen durch digitale Dokumentenverwaltung
Das Wühlen durch Schubladen, Aktenschränke und Ordnern am PC ist aufwändig und frisst unnötig viel Zeit. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie immer und überall über jedes Endgerät direkt auf die gewünschten Unterlagen zugreifen.
2. Bessere Teamarbeit
Ein intelligentes DMS bringt Struktur in die Abstimmungsprozesse Ihrer Mitarbeiter. Es erleichtert die Zusammenarbeit, indem alle Mitglieder eines Team Dateien aufrufen, bearbeiten und miteinander teilen können.
3. Ihre Informationen sind sicher
Konfigurierbare Zugriffskontrollen sind unverzichtbar für eine sichere Vorhaltung und Archivierung von Dokumenten. Ein kluges DMS ist standardmäßig mit den entsprechenden Funktionen ausgestattet. Zudem bieten Systeme, die Ihre Dateien auf Servern an deutschen Standorten speichern, DSGVO-Konformität und damit ein Maximum an Datensicherheit.
4. Sie schaffen optimale Arbeitsbedingungen
Viele Beschäftigte sehen in DMS eine Chance, orts- und zeitunabhängiger zu arbeiten. Die Arbeit im Homeoffice oder von unterwegs wird durch den flexiblen Zugriff auf Dokumente wesentlich unkomplizierter – und kann damit merklich zur Familienfreundlichkeit im Unternehmen und einer ausgewogenen Work-Life-Balance beitragen.
5. Dokumente sind im Handumdrehen gefunden
Dank Volltextsuche sowie Filter- und Sortierungsmöglichkeiten finden Sie in einem DMS jedes beliebige Dokument quasi auf Knopfdruck. Eine anwenderfreundliche Funktion, die viel Zeit einspart und Nerven schont.
6. Sie sparen Unmengen an Papier
Mit einem DMS reduzieren Sie nicht nur den Verbrauch von Papier, auch durch die Reduzierung der Druckkosten sparen Sie eine stattliche Summe Geld ein. In Zeiten einer nachhaltigen Unternehmensführung helfen DMS zudem dabei, dem Prinzip eines schonenden Wertstoffverbrauchs gerecht zu werden.
Fazit
Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem hält Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Rücken frei – damit Sie sich nicht mit einem lästigen Unterlagenchaos herumschlagen müssen, sondern voll und ganz Ihr Kerngeschäft im Auge behalten können.
Janina Zaminer, übernommen von Florian Schwitzgebel
