7 überzeugende Argumente für die digitale Dokumentenverwaltung

Effizientes Dokumentenmanagement ist in der heutigen digitalen Arbeitswelt unverzichtbar. Ob Verträge, Rechnungen oder interne Berichte – ohne ein durchdachtes System können Dokumente schnell verloren gehen, was nicht nur Zeit, sondern auch Produktivität kostet. Hier kommt moderne Dokumentenmanagementsoftware ins Spiel. Sie hilft Unternehmen, ihre Dokumente zentral zu organisieren, den Zugriff zu optimieren und gleichzeitig den Überblick über wichtige Daten zu behalten. In diesem Blog werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Dokumentenmanagementsoftware funktioniert, welche Vorteile sie bietet und worauf es bei der Auswahl der richtigen Lösung ankommt.

(Lesedauer: 3 Minuten)

1. Zeit sparen durch digitale Dokumentenverwaltung

Das Wühlen durch Schubladen, Aktenschränke und Ordnern am PC ist aufwändig und frisst unnötig viel Zeit. Mit unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie immer und überall über jedes Endgerät direkt auf die archivierten Dokumente Ihrer Sage ERP-Lösung zugreifen. Nicht nur der Abruf / das Suchen geht kinderleicht, sondern die Ablage zuvor erfolgt automatisiert, ohne dass der Anwender es merkt.

2. Effizientere Teamarbeit

Ein intelligentes DMS bringt Struktur in die Abstimmungsprozesse Ihrer Mitarbeiter. Es erleichtert die Zusammenarbeit, indem alle Mitglieder eines Team Dateien aufrufen, bearbeiten und miteinander teilen können.

3. Ihre Informationen sind sicher

Konfigurierbare Zugriffskontrollen sind unverzichtbar für eine sichere Vorhaltung und Archivierung von Dokumenten. Ein kluges DMS ist standardmäßig mit den entsprechenden Funktionen ausgestattet. Zudem bieten Systeme, die Ihre Dateien auf Servern an österreichischen/deutschen Standorten speichern, DSGVO-Konformität und damit ein Maximum an Datensicherheit.

4. Sie schaffen optimale Arbeitsbedingungen

Viele Beschäftigte sehen in DMS eine Chance, orts- und zeitunabhängiger zu arbeiten. Die Arbeit im Homeoffice oder von unterwegs wird durch den flexiblen Zugriff auf Dokumente wesentlich unkomplizierter – und kann damit merklich zur Familienfreundlichkeit im Unternehmen und einer ausgewogenen Work-Life-Balance beitragen.

5. Dokumente sind im Handumdrehen gefunden

Dank Volltextsuche sowie Filter- und Sortierungsmöglichkeiten finden Sie in einem DMS jedes beliebige Dokument quasi auf Knopfdruck. Eine anwenderfreundliche Funktion, die viel Zeit einspart und Nerven schont.

6. Sie sparen Unmengen an Papier

Mit einem DMS reduzieren Sie nicht nur den Verbrauch von Papier, auch durch die Reduzierung der Druckkosten sparen Sie eine stattliche Summe Geld ein. In Zeiten einer nachhaltigen Unternehmensführung helfen DMS zudem dabei, dem Prinzip eines schonenden Wertstoffverbrauchs gerecht zu werden.

7. Vorteile unserer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

KI-basierte Erkennung der Eingangsrechnungsdaten via OCR mit Abgleich der Daten aus Ihrem Sage ERP (Lieferanten, Bestellungen, Wareneingang), wodurch die Erkennungsquote stetig verbessert wird.
Der Freigabeworkflow gestaltet sich so individuell wie unsere Kunden sind, und es benötigen. Abhängig u.a. vom Rechnungsbetrag / Lieferant kann der Workflow flexibel auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden.
Diese Automatisierung reduziert Fehlerquellen und sichert die Qualität durch automatisierte, stammdatenbasierte §14-Vorprüfung, Dubletten-Prüfung, KI-basierte Kontierungsvorschläge und revisionssichere Ablage.
Schnelle Einrichtung vielfach in Eigenregie durch Sie selbst und bei Bedarf stehen unsere Experten zur Verfügung!

Fazit

Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem hält Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Rücken frei – damit Sie sich nicht mit einem lästigen Papierchaos herumschlagen müssen, sondern voll und ganz Ihr Kerngeschäft im Auge behalten können.

Karl Zimmermann
Kundenbetreuung