Abschlagsrechnung vs. Anzahlungsrechnung: Der Unterschied einfach erklärt

Viele Unternehmer und Selbstständige werfen die Begriffe Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung in einen Topf. Das ist gefährlich. In der Buchhaltung und vor allem beim Finanzamt sind dies zwei völlig unterschiedliche Paar Schuhe. Eine Verwechslung kann zu steuerlichen Problemen und Liquiditätsengpässen führen.

In diesem Beitrag klären wir ein für alle Mal, was hinter den Begriffen steckt, wann Sie welche Rechnungsart nutzen sollten und wie Sie alles korrekt verbuchen.

Eine Abschlagsrechnung (oft auch Teilrechnung genannt) wird für Leistungen gestellt, die Sie bereits erbracht haben. Sie ist ein Instrument, um bei langen Projekten nicht erst ganz am Ende Geld zu sehen, sondern die Liquidität während der Laufzeit zu sichern.

Der entscheidende Punkt hierbei ist der Leistungszeitraum. Wenn Sie beispielsweise ein Bauprojekt betreuen oder eine komplexe Software entwickeln, haben Sie nach einem Monat bereits einen realen Wert geschaffen. Dieser Wert – sei es das gegossene Fundament oder der fertiggestellte Programmcode für das Login-Modul – ist die Basis für Ihre Abschlagsrechnung.

Wichtige Merkmale:

• Leistung ist erfolgt: Es liegt eine Teilleistung vor, die abgenommen oder zumindest nachweisbar erbracht wurde.
• Keine Vorkasse: Sie fordern kein Geld für die Zukunft, sondern für die Vergangenheit.
• Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer wird mit der Rechnungsstellung fällig (bei Soll-Versteuerung) oder bei Geldeingang (bei Ist-Versteuerung).

Im Gegensatz dazu ist eine Anzahlungsrechnung eine Forderung nach Geld, bevor eine Leistung erbracht wurde. Sie ist eine klassische Vorkasse.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen für einen Kunden teures Material einkaufen (z.B. Holz für einen Tischlerauftrag) oder möchten sich absichern, dass der Kunde zahlungsfähig ist, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Hier schreiben Sie eine Anzahlungsrechnung. Es hat noch kein Wertschöpfungsprozess stattgefunden, den der Kunde bereits nutzen könnte.

Wichtige Merkmale:

• Leistung steht noch aus: Die Arbeit hat noch nicht oder nur sehr geringfügig begonnen.
• Sicherung: Dient der Vorfinanzierung oder der Absicherung gegen Zahlungsausfälle.
• Umsatzsteuer: Hier wird es knifflig. Die Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn das Geld tatsächlich bei Ihnen eingegangen ist (Mindest-Ist-Versteuerung), unabhängig davon, wie Sie sonst versteuern.

Damit Sie auf einen Blick sehen, welches Instrument das richtige ist, haben wir die Kernunterschiede gegenübergestellt.

1. Der Zeitpunkt der Leistung

Das ist der „Lackmustest“.

• Abschlag: Die Leistung (oder ein definierter Teil davon) ist fertig.
• Anzahlung: Die Leistung ist noch zu erbringen.
• Die steuerliche Behandlung (Umsatzsteuer)

Das Finanzamt schaut hier sehr genau hin.

• Abschlag: Bei der Soll-Versteuerung müssen Sie die Umsatzsteuer in dem Monat an das Finanzamt abführen, in dem Sie die Rechnung stellen – selbst wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat. Das kann Ihre Liquidität belasten.
• Anzahlung: Die Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn das Geld auf Ihrem Konto ist. Das Prinzip „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ gilt hier auch für Soll-Versteuerer. Das schont Ihren Cashflow.

3. Die Schlussrechnung

Am Ende des Projekts müssen Sie „Abrechnung machen“.

• In der Schlussrechnung müssen sowohl geleistete Anzahlungen als auch gezahlte Abschläge sauber aufgelistet und vom Gesamtbetrag abgezogen werden.
• Wichtig: Die Umsatzsteuer muss in der Schlussrechnung korrekt ausgewiesen werden. Bereits abgeführte Steuerbeträge aus den Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen müssen transparent gegengerechnet werden, damit Sie (oder Ihr Kunde) nicht doppelt Steuern zahlen.

Lassen Sie uns das an einem Beispiel verdeutlichen. Nehmen wir an, Sie sind Inhaber einer Schreinerei. Sie erhalten den Auftrag, eine komplette Küche für 20.000 € (netto) zu bauen.

Szenario A: Anzahlungsrechnung
Bevor Sie das teure Eichenholz bestellen, möchten Sie sichergehen, dass der Kunde ernsthaft interessiert ist und Sie nicht auf den Materialkosten sitzen bleiben. Sie vereinbaren eine Anzahlung von 30 % vor Arbeitsbeginn.

• Sie schreiben eine Anzahlungsrechnung über 6.000 € netto.
• Der Kunde zahlt.
• Erst jetzt führen Sie die Umsatzsteuer aus diesen 6.000 € an das Finanzamt ab und bestellen das Holz.

Szenario B: Abschlagsrechnung
Sie haben das Holz auf eigene Kosten besorgt und bereits alle Unterschränke gefertigt und beim Kunden montiert. Die Arbeitsplatte und die Hängeschränke fehlen noch. Da ein wesentlicher Teil der Arbeit erledigt ist (Wert ca. 10.000 €), stellen Sie eine Rechnung.

• Sie schreiben eine Abschlagsrechnung über 10.000 € netto für die „Fertigung und Montage der Unterschränke“.
• Diese Leistung ist erbracht und nachweisbar.
• Sie müssen die Umsatzsteuer sofort im Voranmeldungszeitraum der Rechnungsstellung abführen (als Soll-Versteuerer), auch wenn der Kunde sich mit der Zahlung drei Wochen Zeit lässt.

Der Unterschied zwischen Abschlags- und Anzahlungsrechnung wirkt auf den ersten Blick wie reine Wortklauberei, hat aber massive Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung und Ihre Liquidität.

Nutzen Sie Anzahlungen, um Risiken zu minimieren und Material vorzufinanzieren. Nutzen Sie Abschlagsrechnungen, um bei langen Projekten stetigen Geldfluss zu sichern und bereits erbrachte Leistungen zu „monetarisieren“.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der sauberen Dokumentation. Wenn Ihre Schlussrechnung am Ende nicht stimmt oder die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen wurde, drohen Ärger mit dem Finanzamt oder Rückforderungen vom Kunden.

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Marion Kassl
Produktspezialistin Sage 50/Sage 50 Handwerk