Buchhaltung automatisieren: Die Zukunft der Buchhaltung ist digital

Die Buchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, obwohl sie oft als eintönig und langweilig angesehen wird. Dennoch spielt sie eine entscheidende Rolle bei der Erstellung von Jahresabschlüssen, Bilanzen und dem Mahnwesen und verbucht alle Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens. Was hier die Rolle der Digitalisierung ist und welche Vorteile eine automatisierte Buchhaltung einem Unternehmen bietet, erfahren Sie in diesem Blogartikel!

(Lesedauer: 4 Minuten)

Buchhaltung: Alles, nur nicht langweilig.

Die Zeiten, in denen die Buchhaltung ausschließlich manuell mit Zettel, Stift und Rechenmaschine durchgeführt wurde, sind vorbei. Dank der digitalen Technologien hat auch die Buchhaltung den Wandel erfahren. Automatisierung von Buchhaltungsprozessen ermöglicht es Unternehmen, die Erfassung und Verarbeitung von Finanzdaten schneller und präziser durchzuführen. Dies führt zu einer Steigerung der Produktivität und hilft langfristig, wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass die Buchhaltung dadurch auch ein moderneres und spannenderes Image erhält.

Was lässt sich automatisieren?

Früher war die Verwaltung von Finanzdokumenten wie Rechnungen, Belegen und Verträgen ein mühsamer Prozess, der viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nahm. Dokumente wurden per Post verschickt, manuell abgelegt und in Aktenordnern archiviert. Heutzutage nutzen viele Unternehmen digitale Lösungen wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), um diesen Prozess zu automatisieren und digitalisieren. Dokumente werden in einem DMS gespeichert und können von jedem autorisierten Mitarbeiter eingesehen und bearbeitet werden. Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Finanzdaten zentral zu verwalten und Drittsysteme nahtlos zu integrieren, was die Produktivität erhöht und die Datensicherheit verbessert.

Automatisieren und digitalisieren geht Hand in Hand

Die Automatisierung und Digitalisierung von Buchhaltung gehen Hand in Hand, da sie sich gegenseitig unterstützen und ergänzen. Durch die Digitalisierung der Daten können automatisierte Prozesse eingesetzt werden, die die Buchhaltung vereinfachen, beschleunigen und optimieren. Automatisierte Prozesse ermöglichen es, Aufgaben schneller und genauer zu erledigen, was zu Kosteneinsparungen und Zeitersparnissen führt. Gleichzeitig ermöglicht die Automatisierung eine bessere Verwaltung und Überwachung der digitalisierten Buchhaltungsdaten.

Die Automatisierung trat in Unternehmen mit der Digitalisierung der Daten auf den Plan und kann mit der passenden Lösung genau definierte Prozesse eigenständig und vollständig automatisch ausführen.

Die digitale Umwandlung der Buchhaltung geht über die reine Digitalisierung von Dokumenten hinaus. Um die Vorteile einer digitalen Buchhaltung voll auszuschöpfen, sollten Unternehmen auch ihre buchhalterischen Prozesse optimieren, integrieren und automatisieren. Dies erfordert eventuell eine Überarbeitung bestehender Prozesse, bevor man sie automatisiert. Typische Beispiele sind:

  • Die digitale Rechnungsverarbeitung (sprich: Das Erstellen und versenden von E-Rechnungen, E-Mahnungen, usw.)
  • Der intelligente Post-Eingang
  • Der Transfer von Kontodaten
  • Die rechtssichere Archivierung von Dokumenten
  • Das Erstellen von Auswertungen, Analysen, Berichten uvm.
  • Die Überwachung von Verbindlichkeiten, Kontoständen, Liquidität, etc.
  • Integrierte Workflows
  • Die Konvertierung elektr. Rechnungsformate
  • Die Übermittlung von Unterlagen an das Finanzamt oder/und Steuerberater
  • Die Optimierung von Datenvolumen und –qualität

Eine erfolgreiche Automatisierung der Buchhaltung erfordert eine enge Verzahnung von Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Dies ermöglicht eine nahtlose Abwicklung von Finanzdokumenten von deren Erstellung, Änderung und Versendung bis hin zu deren revisionssicheren Speicherung, Verwaltung und Archivierung. Es ist wichtig, dass sowohl On-Premises – als auch Cloud-Lösungen unterstützt werden. Bei größeren und mittelständischen Unternehmen sollten die Finanzbuchhaltungssoftware spezialisierte Funktionen wie Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Hauptbuchhaltung, Rechnungsstelle, Prognosen, Controlling und mehr unterstützt werden.

Ein reibungslos funktionierendes Zusammenspiel von Finanzbuchhaltungssoftware (FIBU) und einem Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht es Unternehmen, Finanztransaktionen in Echtzeit zu verfolgen und auf dieser Grundlage ein effektives Compliance-Management aufbauen. Dies kann die Leistung des Unternehmens verbessern, die finanzielle Effizienz steigern und die Kosten im Back-Office senken.

Die Vorteile

1.   Mehr Überblick und Transparenz

Dank der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen und der Verwendung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) wird die Suche nach Belegen, Rechnungen und Nachweisen zum Kinderspiel. Statt sich durch chaotische Ordner oder Datenbanken zu wühlen, können diese Dokumente jetzt automatisch, übersichtlich und rechtssicher archiviert werden, was Zeit und Ressourcen spart.

2.   Fehlerhafte Prozesse vermindern

Durch die Automatisierung von Prozessen in der Buchhaltung können Fehler vermieden werden, da die Daten automatisch übertragen werden und manuelle Eingriffe reduziert werden. Dies erhöht die Genauigkeit und Konsistenz der Daten und erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten.

3.   Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Durch die Automatisierung von buchhalterischen Prozessen können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch Zeit. Da die Buchhaltung automatisiert wird, müssen MitarbeiterInnen weniger Zeit damit verbringen und haben somit mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben und Projekte im Unternehmen.

4.   Umfassende Analytik

Durch die Automatisierung der Buchhaltung wird die Erstellung von Reportings und Auswertungen erleichtert, da die mühsame Sammlung und Zusammenstellung von Daten vermieden wird. Durch die Verbindung der richtigen Anwendungen kann automatisch Schlüsselleistungsindikatoren und Zahlen in Berichte, Diagramme und Dashboards übertragen werden. Dadurch kann die Buchhaltung eine strategische Rolle in der langfristigen Finanzplanung einnehmen und entscheidende Vorteile bieten.

5.   Entlastung und Motivation des Personals

Durch die Automatisierung der Buchhaltung entfallen zeitaufwendige Routineaufgaben, was das Personal entlastet und ihnen die Möglichkeit gibt, sich anderen Aufgaben zu widmen. Dadurch kann die Motivation und Produktivität der MitarbeiterInnen gesteigert werden.

Fazit

Die Automatisierung der Buchhaltung bietet viele Vorteile, wie etwa die Zeitersparnis, die Entlastung der Belegschaft, die Steigerung der Produktivität und die Erleichterung der Finanzplanung. Eine automatisierte Buchhaltung ermöglicht es, Routineaufgaben zu automatisieren, Fehler zu minimieren und die Qualität der Daten und Berichte zu verbessern. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Buchhaltung zu automatisieren, abhängig von der aktuell genutzten Software, den Unternehmensprozessen, den Anforderungen und dem Budget. Es lohnt sich, die verschiedenen Optionen zu prüfen, um die beste Lösung für das Unternehmen zu finden.

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Sage bietet Buchhaltungssoftware an, die automatisierte Buchhaltungsfunktionen enthalten. Mit dieser Software können Aufgaben wie die Erfassung von Finanztransaktionen, die Erstellung von Berichten und Steuererklärungen automatisch durchgeführt werden. Dies kann dazu beitragen, Zeit und Ressourcen zu sparen und die Genauigkeit und Effizienz der Buchhaltung zu verbessern.

Es gibt verschiedene Lösungen, die automatisierte Buchhaltungsfunktionen anbieten: Sage 50, Sage 100 und Sage X3.

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Janina Zaminer