E-Rechnung

Die E-Rechnung ist da

Erfahren Sie hier alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht:

  • Überblick über gesetzliche Anforderungen und Vorteile der E-Rechnung
  • Praktische Schritte zur Einführung in Ihrem Unternehmen
  • E-Rechnungen erstellen und empfangen leicht gemacht
  • Hilfreiche Tipps und Checklisten für eine reibungslose Umstellung

Willkommen in der Welt der E-Rechnung!

Die E-Rechnung ist Ihr Schlüssel zu optimierten Geschäftsprozessen. Wir haben für Sie zusammengefasst, warum Sie bereits jetzt über die Einführung nachdenken müssen, obwohl sie in Österreich im Moment ausschließlich bei Leistungen für den Bund Pflicht ist.

Was ist eine E-Rechnung?

Alle Formate der E-Rechnung müssen der Norm EN 16931 entsprechen und in zugelassenen Syntaxen wie z. B. CII (Cross Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) erstellt sein.

Deutschland setzt die EU Regelung bereits um

Papierrechnungen oder andere Formate, die nicht den EN 16931-Standards entsprechen, sind in Deutschland nur mehr bis zu folgenden Terminen erlaubt:

Bis Ende 2026 für Umsätze aus 2026.
Bis Ende 2027 für Umsätze aus 2027, wenn der Umsatz des Unternehmens im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag.
Zusätzlich sind bestimmte EDI-Übermittlungen bis Ende 2027 zulässig.

Wichtig: Der maßgebliche Zeitpunkt für die Übergangsregelungen ist der Moment der Rechnungsübermittlung.

Für weitere Infos zur E-Rechnungspflicht:

Europäische Kommission eInvoicing Documentation

Für welche Unternehmen und Geschäfte gilt die E-Rechnungspflicht in Österreich

Die E-Rechnungspflicht für Lieferanten des Bundes besteht seit dem 01.01.2014. Die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (B2B) betrifft Österreichische Unternehmen zur Zeit jedoch nur dann, wenn sie über eine Niederlassung mit B2B Geschäft in Deutschland verfügen und dort auch der Rechnungsprozess stattfindet. Aus Erfahrung unserer Kunden sind Unternehmen mit deutschen Geschäftspartnern bereits jetzt zunehmend unter Druck strukturierte elektronische Rechnungen zu versenden. Deutsche B2B Kunden wissen bereits um die zahlreichen Vorteile der automatisierten Verarbeitung und fordern diese auch von Österreichischen Lieferanten ein. Dafür müssen elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellt werden können. Zulässige Formate für die E-Rechnung nach EN-16931 sind:

X-Rechnung

Die XRechnung ist der Standard für den Versand von E-Rechnungen nach der europäischen Norm 16931. Sie besteht aus maschinenlesbaren XML-Datensätzen, die den Prozess schneller und effizienter machen. Der Nachteil: Die gewohnte Rechnungsansicht für den Bearbeiter entfällt.

ZUGFeRD / Factur-X

ZUGFeRD kombiniert einen maschinenlesbaren XML-Datensatz mit einer PDF/A-3 Datei. Damit ist dieses Format sowohl für Menschen lesbar als auch zur elektronischen Verarbeitung geeignet. Weil es globale Standards erfüllt, ist es ideal für den internationalen Rechnungsverkehr.

Startklar für die E-Rechnung

Der Umstieg auf die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch auch eine sorgfältige Vorbereitung. In unserer Checkliste sehen Sie auf einen Blick alle notwendigen Schritte, damit Sie Ihr Unternehmen reibungslos und fristgerecht auf die neuen Anforderungen umstellen können.

Vorteile der elektronischen Rechnung

Warum Sie mit der Umsetzung gleich beginnen sollten

Kosteneinsparungen

Mit der Umstellung auf die E-Rechnung reduzieren Sie Ihre Betriebskosten erheblich. Druck, Papier, Porto, Lagerungskosten entfallen. Zudem sinken die Aufwendungen für manuelle Verarbeitung und Fehlerkorrekturen. Digitale Rechnungen sorgen somit für eine direkte Einsparung und steigern die Rentabilität.

Effizienzsteigerung

Elektronische Rechnungen beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse. Automatisierte Workflows und digitale Übermittlungen verkürzen die Bearbeitungszeit und minimieren den administrativen Aufwand. Das führt zu einer schnelleren Rechnungsverarbeitung, verkürzten Zahlungszyklen und einer effizienteren Nutzung der Ressourcen.

Umweltfreundlichkeit

Die Umstellung auf E-Rechnung ist ein aktiver Beitrag zum Umweltschutz. Der Verzicht auf Papier, Drucker und Transport reduziert den CO2-Ausstoß und schont natürliche Ressourcen. Mit digitalen Rechnungen setzen Sie ein Zeichen für Nachhaltigkeit und leisten einen wertvollen Beitrag zur Reduzierung Ihres ökologischen Fußabdrucks.

Rechtssicherheit & Compliance

Mit der Hilfe von E-Rechnungssoftware erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben und sind Ihren Mitbewerbern bereits einen Schritt voraus. Die Einhaltung wird durch die strukturierte Datenverarbeitung sichergestellt. Dank Archivierung und Dokumentation sind Sie auf der sicheren Seite.

Transparenz & Nachvollziehbarkeit

Digitale Rechnungsprozesse bieten höchste Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Alle Daten sind zentral und jederzeit abrufbar. Das erleichtert die Überwachung und Kontrolle Ihrer Finanzprozesse. Unstimmigkeiten können bei der E-Rechnung schnell identifiziert und behoben werden.

Vereinfachung internationaler Geschäftsprozesse

Der Umstieg auf die E-Rechnung vereinfacht den internationalen Handel. Standardisierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung sowie die Kompatibilität mit globalen E-Invoicing Formaten erleichtern den Austausch mit internationalen Geschäftspartnern.

Lösungen mit E-Rechnungsfunktion

Alle unserer Lösungen sind bereits fit für die E-Rechnung

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FAQ

Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Nein. Eine E-Rechnung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. Eine PDF-Datei oder eingescannte Papierrechnung erfüllt diese Anforderungen nicht, genauso wenig sind MS Office Tools in der Lage, Rechnungen gemäß der europäischen EN 16931 zu erstellen oder zu verarbeiten.

Sollte Ihre aktuelle Software-Lösung die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen noch nicht unterstützen, erfragen Sie bei Ihrem Kunden, ob er auch Rechnungen in Papier- und/oder PDF-Form akzeptiert und wie lange noch. Derzeit sind E-Rechnungen in Österreich nur bei Leistungen für den Bund gesetzlich vorgeschrieben.

Klären Sie mit Ihrem Kunden, ob Ihre Rechnungen noch einen Zeitraum akzeptiert werden können und sehen Sie sich nach einer geeigneten Software um.

Eine E-Rechnung gilt als empfangen, sobald sie im Eingangspostfach des Empfängers abrufbar ist, sofern ein elektronischer Rechnungsaustausch vereinbart wurde.

Tipp: Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen ein und informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre gewählte Strategie bzw. welche Rechnungen Sie in Zukunft akzeptieren.

Eine Pflicht hierzu gibt es nicht. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten Sie jedoch jedenfalls Ihre Kunden darüber informieren und gleichzeitig eine zentrale E-Mail-Adresse für die Zusendung der E-Rechnungen erfragen.

Tipp: Richten Sie auch selbst eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen ein und informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre gewählte Strategie bzw. welche Rechnungen Sie in Zukunft akzeptieren.

Nein, digital erstellte Rechnungen benötigen keine digitale Signatur.

In Österreich sind zur Zeit ausschließlich Rechnungen an den Österreichischen Bund verpflichtend.

Zusätzlich wird sie verpflichtend für Österreichische Unternehmen, die im B2B Geschäft einen festen Standort in Deutschland haben, von dem aus sie auch Rechnungen erstellen und versenden. Rechnungen an Privatpersonen sind auch in diesem Fall nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen und können weiterhin wie gewohnt per E-Mail oder in Papierform versendet werden, ebenso Rechnungen an andere ausländische Unternehmen.

Tipp: Haben Sie Kunden oder Lieferanten in Spanien oder Frankreich? Auch dort gibt es gesetzliche Regelungen zur E-Rechnungspflicht, die in Kürze eintreten.

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