Alles, was Sie über E-Rechnungen wissen müssen

Doch e-Rechnung ist nicht gleich e-Rechnung. Es gibt verschiedene Formate und Anforderungen, je nach Anwendungsbereich und Empfänger. Dieser Blogbeitrag erklärt ausführlich die zentralen Standards der e-Rechnung:

1. E-Rechnung an den Bund (Österreich)
2. XRechnung (Deutschland)
3. ZUGFeRD (Deutschland, aber europaweit einsetzbar)
4. EDIFACT (international)

Diese Formate stellen sicher, dass Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar sind, sodass sie automatisch verarbeitet werden können.

Lassen Sie uns diese Systeme näher betrachten und verstehen, warum sie wichtig sind und wie sie funktionieren.

Die elektronische Rechnungslegung in Österreich bezieht sich auf die digitale Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Rechnungen. Seit 2014 sind Unternehmen in Österreich verpflichtet, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu senden. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen an den Bund oder andere öffentliche Auftraggeber liefern, ihre Rechnungen elektronisch einreichen müssen. Dies betrifft neben Bundesministerien auch Gemeinden und andere öffentliche Körperschaften.

Anforderungen und Vorteile

Die e-Rechnungen in Österreich müssen dem sogenannten ebInterface-Format oder dem international anerkannten Standard PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) entsprechen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die zu beachten sind:

1. Format: Die eRechnung muss im XRechnung Format erstellt werden. Dieses Format basiert auf XML und ist standardisiert, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten.
2. Pflichtangaben: Die e-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, darunter:
   • Rechnungsnummer
   • Rechnungsdatum
   • UID-Nummer des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
   • Detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
   • Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag

3. Übermittlung: Die eRechnung muss über die Plattform für elektronische Rechnungsstellung des Bundes (über das Unternehmensserviceportal) übermittelt werden. Hierbei ist es wichtig, die technischen Spezifikationen und Anforderungen des Portals zu beachten.
4. Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archiviert werden. Dies bedeutet, dass sie in einem Format gespeichert werden müssen, das eine Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet.
5. Fristen: Achte darauf, die Fristen für die Einreichung der Rechnungen einzuhalten, um Verzögerungen bei der Zahlung zu vermeiden.

Wesentliche Vorteile der E-Rechnung an den Bund:

• Zeitersparnis durch automatisierte Verarbeitung

• Fehlervermeidung durch standardisierte Formate

• Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit durch den Verzicht auf Papier und senkt die Kosten für den Versand

Was müssen Unternehmen beachten?

• Registrierung bei der Plattform für elektronische Rechnungsstellung des Bundes (über das Unternehmensserviceportal · USP).

• Validierung der Rechnung: Der Bund akzeptiert nur das genannte Format, daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Software diese Anforderungen erfüllt.

Fristen einhalten: Die elektronische Übermittlung der Rechnung ist Voraussetzung für eine fristgerechte Zahlung durch den Bund.

Die XRechnung ist ein einheitliches elektronisches Rechnungsformat, das in Deutschland insbesondere für die Abrechnung von Leistungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern verwendet wird. Sie wurde eingeführt, um den gesetzlichen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung gerecht zu werden, die im Zuge der Umsetzung der europäischen Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung entstand.

Wichtige Merkmale der XRechnung:

1. Die XRechnung basiert auf dem EN 16931-Standard, der EU-weit definiert, wie elektronische Rechnungen aufgebaut sein müssen. Der Fokus liegt hierbei auf der Maschinenlesbarkeit, sodass die Daten automatisch und ohne händische Eingriffe verarbeitet werden können.
2. Standardisierung: Das Format folgt spezifischen technischen Vorgaben, die durch das nationale E-Rechnungs-Gesetz definiert sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnungen einheitlich erstellt und verarbeitet werden können.
3. Pflicht zur Nutzung: Für viele öffentliche Aufträge in Deutschland ist die Nutzung der XRechnung mittlerweile verpflichtend. Firmen, die mit öffentlichen Verwaltungen zusammenarbeiten, müssen sicherstellen, dass sie diese Formate verwenden.
4. Zugang zu E-Rechnungssystemen: Um XRechnungen zu versenden und zu empfangen, benötigen Unternehmen Zugang zu einem geeigneten E-Rechnungssystem oder einer Schnittstelle, die das XRechnung-Format unterstützt.
5. Integration in Geschäftsprozesse: Die Einführung der XRechnung ermöglicht es Unternehmen, Rechnungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, was zu Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen führen kann.

Also, ähnlich wie in Österreich, ihre Rechnungen elektronisch und in einem vorgegebenen Format einreichen, falls sie Dienstleistungen oder Produkte an den öffentlichen Sektor liefern.

Schlüsselaspekte der XRechnung sind:

• Strukturiertes XML-Format: Maschinenlesbare Datenstruktur

• Minimalismus: Nur die für die Rechnungsverarbeitung notwendigen Felder und Angaben werden übermittelt

• Schutz personenbezogener Daten: Keine sensiblen Informationen wie Unterschriften oder Zahlungsdetails.

Vorteile der XRechnung für Unternehmen

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung, reduziert Aufwand und macht Rechnungsabwicklungen schneller.

• Erfüllung rechtlicher Vorgaben: Unternehmen vermeiden Bußgelder bei Fehlern oder nicht konformen Rechnungsstellungen.

• Kostenreduktion: Der digitale Prozess spart Druck-, Versand- und Archivierungskosten.

So nutzen Unternehmen die XRechnung

Um eine XRechnung zu erstellen, können Unternehmen eine speziell dafür geeignete Software verwenden. Alternativ bieten viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme Plugins oder Funktionen an, die das Format unterstützen. Die Einreichung erfolgt über verschiedene Portale wie z. B. den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE).

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung. Er kombiniert strukturierte Daten (wie XML) mit einem PDF-Dokument, sodass die Rechnung sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen verständlich ist. Dies erleichtert die Verarbeitung von Rechnungen in Unternehmen und fördert die Digitalisierung im Rechungswesen.

Vorteile des ZUGFeRD-Formats

1. Standardisierung: ZUGFeRD sorgt für ein einheitliches Format, das die Verarbeitung von Rechnungen vereinfacht und die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen verbessert.
2. Automatisierung: Durch die Verwendung von strukturierten Daten in der Rechnung können automatisierte Prozesse in der Buchhaltung und im Zahlungsverkehr implementiert werden, was Zeit und Kosten spart.
3. Rechtssicherheit: ZUGFeRD erfüllt die rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland und der EU, was die Akzeptanz bei Geschäftspartnern erhöht.
4. Flexibilität: Das Format unterstützt sowohl die digitale als auch die papierbasierte Rechnungsstellung, da es eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihren Kunden die bevorzugte Rechnungsart anzubieten.
5. Einfache Integration: ZUGFeRD kann leicht in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden, was die Implementierung erleichtert.
6. Kostenersparnis: Durch die Reduzierung von Papierverbrauch und manuellen Eingaben  können Unternehmen Kosten einsparen und ihre Effizienz steigern. Insgesamt trägt das ZUGFeRD Format dazu bei, den Rechnungsprozess zu optimieren und  die digitale Transformation in Unternehmen voranzutreiben.

ZUGFeRD-Versionen und Ausprägungen

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen, abhängig von der Komplexität und den Anforderungen des Geschäftspartners:

1. ZUGFeRD Basic: Einfachere Anforderungen, z. B. B2C-Rechnungen

1. ZUGFeRD Comfort: Für Unternehmen mit mittlerem bis hohem Automatisierungsgrad

1. ZUGFeRD Extended: Für größere Organisationen, internationaler Einsatz und komplexe Anforderungen

Damit ist es außerdem europaweit kompatibel und erfüllt die Vorschriften der EU wie die EN-16931-Norm.

Verwendung von ZUGFeRD

Unternehmen können ZUGFeRD-Rechnungen über viele gängige Buchhaltungsprogramme erstellen, die den Standard unterstützen. Es eignet sich ideal für Organisationen, die mit Partnern kooperieren, bei denen andere E-Rechnungsstandards genutzt werden, da ZUGFeRD viele Integrationserleichterungen bietet.

EDIFACT, was für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport“ steht, ist ein internationaler Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdaten. Er wurde von den Vereinten Nationen entwickelt und ermöglicht es Unternehmen, Informationen wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise in einem strukturierten Format auszutauschen. EDIFACT ist besonders in der Logistik und im Handel weit verbreitet, da es die Effizienz und Genauigkeit von Geschäftsprozessen verbessert.

E-Rechnungen sind die Zukunft der Rechnungsstellung und haben das Potenzial, die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, komplett zu verändern. Ob E-Rechnung an den Bund, XRechnung ZUGFeRD oder EDIFACT, jedes Format bietet spezifische Vorteile für unterschiedliche Anwendungsfälle. Wichtig ist, dass Unternehmen die Anforderungen kennen und passende Softwarelösungen nutzen, um konform und effizient arbeiten zu können.

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Marion Kassl
Produktspezialistin Sage 50