Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und Aufbewahrungspflicht in Österreich

Für Unternehmen und Selbstständige in Österreich sind die korrekte Buchführung und die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten essenziell, um finanzielle Transparenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Doch was genau bedeuten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), und wie lange müssen Unterlagen in Österreich aufbewahrt werden? Wir geben Ihnen einen Überblick.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) in Österreich sind Richtlinien, die sicherstellen, dass die Buchführung und die Erstellung von Jahresabschlüssen transparent, nachvollziehbar und korrekt sind. Zu den wesentlichen Grundsätzen gehören:

1. Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss klar, übersichtlich und leicht nachvollziehbar geführt werden, und für Dritte verständlich sein. Der Jahresabschluss muss in Euro und deutscher Sprache erstellt werden.
2. Grundsatz der Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle sind vollständig zu erfassen.
3. Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Die Buchungen müssen korrekt und ohne willkürliche Entscheidungen vorgenommen werden.
4. Grundsatz der zeitgerechten Erfassung: Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu buchen, um die Aktualität der Daten zu gewährleisten.
5. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit: Alle Buchungen müssen nachvollziehbar sein, sodass die zugrunde liegenden Belege und Dokumente jederzeit überprüft werden können.
6. Grundsatz der Sorgfalt: Die Buchführung muss mit der gebotenen Sorgfalt geführt werden, um Fehler zu vermeiden.
7. Grundsatz der Stetigkeit: Die angewandten Bewertungsmethoden und Buchführungsgrundsätze sollten über die Jahre hinweg konstant bleiben, um Vergleichbarkeit zu gewährleisten.

Diese Grundsätze sind nicht nur für Unternehmen von Bedeutung, sondern auch für Freiberufler und Selbständige, um eine ordnungsgemäße und rechtssichere Buchführung zu gewährleisten. Die Einhaltung dieser Grundsätze schafft nicht nur Vertrauen bei Finanzbehörden und Geschäftspartnern, sondern stärkt auch die eigene Geschäftsführung durch klare Unterlagen und präzise Datengrundlagen.

Zur Sicherstellung dieser Anforderungen kommt der Beleggrundsatz zum Tragen: Keine Buchung ohne Beleg.

Der Beleggrundsatz ist ein Prinzip im Rechnungswesen und in der Buchführung, das besagt, dass alle Buchungen und Geschäftsvorfälle durch geeignete Belege nachweisbar sein müssen. Das bedeutet, dass jede buchhalterische Transaktion durch einen Beleg (z. B. Rechnung, Quittung, Vertrag) dokumentiert werden sollte, um die Nachprüfbarkeit und Transparenz der Finanzaufzeichnungen sicherzustellen. Der Beleggrundsatz trägt somit zur Richtigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung bei.

Darüber hinaus können auch internationale Rechnungslegungsstandards, wie die IFRS (International Financial Reporting Standards), für bestimmte Unternehmen von Bedeutung sein.

In Österreich sind Unternehmen und Selbständige verpflichtet, bestimmte Unterlagen und Aufzeichnungen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflichten sind in verschiedenen Gesetzen geregelt, insbesondere im Unternehmensgesetzbuch (UGB) und in der Bundesabgabenordnung (BAO). Hier sind die wichtigsten Punkte zur Aufbewahrungspflicht:

Zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gehören:

• Geschäftsbücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV)
• Buchungsbelege (Rechnungen, Stornobelege)
• Bankunterlagen
• Vertragliche Dokumente (z. B. Mietverträge)

In Österreich gibt es bestimmte gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Dokumente und Unterlagen, die in verschiedenen Bereichen wie Steuerrecht, Handelsrecht und Sozialrecht geregelt sind. Die allgemeine Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Unterlagen beträgt in der Regel sieben Jahre. Es gibt jedoch Ausnahmen, in denen eine längere oder kürzere Aufbewahrungsfrist gilt.

Es ist wichtig, sich über die spezifischen Anforderungen für die jeweilige Dokumentation zu informieren, da diese je nach Art der Unterlagen und den gesetzlichen Vorgaben variieren können. Im Zweifelsfall kann es sinnvoll sein, einen Steuerberater oder Rechtsanwalt zu konsultieren.

Quelle www.wko.at.

Belege können entweder

• in Papierform (Schriftstücke) oder
• mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder
• in elektronisch gespeicherter Form (durch Scannen und Speichern auf WORM-Datenträgern) aufbewahrt werden.
• Es ist erlaubt, Unterlagen in digitaler Form aufzubewahren – vorausgesetzt, sie erfüllen die Voraussetzungen an Lesbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugänglichkeit. Regelungen wie die Signatur digitaler Dokumente bieten zusätzliche Sicherheit.

Die Missachtung der Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung oder der Aufbewahrungspflichten kann schwerwiegende Folgen haben, darunter:

• Geldstrafen oder Bußgelder von der Finanzbehörde
• Steuerliche Nachzahlungen aufgrund fehlender Nachweise
• Betrugsverdacht oder strafrechtliche Konsequenzen
• Verlust des Vertrauens von Geschäftspartnern oder Banken

Deshalb lohnt es sich, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und Aufbewahrungspflicht in Österreich stets im Auge zu behalten und die Aufbewahrungsfristen genau einzuhalten.

Mit unseren Komplettlösungen Sage 50, Sage 100 und Sage X3 sind Sie dafür bestens ausgerüstet.

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen ist für alle österreichischen Unternehmen unerlässlich. Sie sichern nicht nur die Transparenz Ihrer Geschäftsvorgänge, sondern vermeiden auch unangenehme finanzrechtliche Konsequenzen.

Marion Kassl
Produktspezialistin Sage 50