Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und Aufbewahrungspflicht in Österreich
„GoB“ steht für „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ in Österreich. Diese Grundsätze sind Teil des österreichischen Rechnungslegungs- und Steuerrechts und dienen dazu, eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Buchführung sicherzustellen.
(Lesedauer: 2 Minuten)
Für Unternehmen und Selbstständige in Österreich sind die korrekte Buchführung und die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten essenziell, um finanzielle Transparenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Doch was genau bedeuten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), und wie lange müssen Unterlagen in Österreich aufbewahrt werden? Wir geben Ihnen einen Überblick.
Was sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)?
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) in Österreich sind Richtlinien, die sicherstellen, dass die Buchführung und die Erstellung von Jahresabschlüssen transparent, nachvollziehbar und korrekt sind. Zu den wesentlichen Grundsätzen gehören:
- Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass sie für Dritte verständlich ist.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst werden.
- Richtigkeit und Willkürfreiheit: Die Buchungen müssen korrekt und ohne willkürliche Entscheidungen vorgenommen werden.
- Zeitgerechte Erfassung: Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu buchen, um die Aktualität der Daten zu gewährleisten.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Buchungen müssen nachvollziehbar sein, sodass die zugrunde liegenden Belege und Dokumente jederzeit überprüft werden können.
- Sorgfalt: Die Buchführung muss mit der gebotenen Sorgfalt geführt werden, um Fehler zu vermeiden.
- Stetigkeit: Die angewandten Bewertungsmethoden und Buchführungsgrundsätze sollten über die Jahre hinweg konstant bleiben, um Vergleichbarkeit zu gewährleisten.
Diese Grundsätze sind nicht nur für Unternehmen von Bedeutung, sondern auch für Freiberufler und Selbständige, um eine ordnungsgemäße und rechtssichere Buchführung zu gewährleisten. Die Einhaltung dieser Grundsätze schafft nicht nur Vertrauen bei Finanzbehörden und Geschäftspartnern, sondern stärkt auch die eigene Geschäftsführung durch klare Unterlagen und präzise Datengrundlagen.
Darüber hinaus können auch internationale Rechnungslegungsstandards, wie die IFRS (International Financial Reporting Standards), für bestimmte Unternehmen von Bedeutung sein.
Aufbewahrungspflicht in Österreich
In Österreich sind Unternehmen und Selbständige verpflichtet, bestimmte Unterlagen und Aufzeichnungen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflichten sind in verschiedenen Gesetzen geregelt, insbesondere im Unternehmensgesetzbuch (UGB) und in der Bundesabgabenordnung (BAO). Hier sind die wichtigsten Punkte zur Aufbewahrungspflicht:
Welche Unterlagen sind aufzubewahren?
Zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gehören:
- Geschäftsbücher und Aufzeichnungen
- Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV)
- Buchungsbelege (Rechnungen, Stornobelege)
- Bankunterlagen
- Vertragliche Dokumente (z. B. Mietverträge)
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
In Österreich gibt es bestimmte gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Dokumente und Unterlagen, die in verschiedenen Bereichen wie Steuerrecht, Handelsrecht und Sozialrecht geregelt sind. Die allgemeine Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Unterlagen beträgt in der Regel sieben Jahre. Es gibt jedoch Ausnahmen, in denen eine längere oder kürzere Aufbewahrungsfrist gilt.
Es ist wichtig, sich über die spezifischen Anforderungen für die jeweilige Dokumentation zu informieren, da diese je nach Art der Unterlagen und den gesetzlichen Vorgaben variieren können. Im Zweifelsfall kann es sinnvoll sein, einen Steuerberater oder Rechtsanwalt zu konsultieren.
Elektronische Aufbewahrung
Es ist erlaubt, Unterlagen in digitaler Form aufzubewahren – vorausgesetzt, sie erfüllen die Voraussetzungen an Lesbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugänglichkeit. Regelungen wie die Signatur digitaler Dokumente bieten zusätzliche Sicherheit.
Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen?
Die Missachtung der GoB oder der Aufbewahrungspflichten kann schwerwiegende Folgen haben, darunter:
- Geldstrafen oder Bußgelder von der Finanzbehörde
- Steuerliche Nachzahlungen aufgrund fehlender Nachweise
- Betrugsverdacht oder strafrechtliche Konsequenzen
- Verlust des Vertrauens von Geschäftspartnern oder Banken
Deshalb lohnt es sich, die GoB stets im Auge zu behalten und die Aufbewahrungsfristen genau einzuhalten. Mit unseren Komplettlösungen Sage 50, Sage 100 und Sage X3 sind Sie dafür bestens ausgerüstet.
Fazit
Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen ist für alle österreichischen Unternehmen unerlässlich. Sie sichern nicht nur die Transparenz Ihrer Geschäftsvorgänge, sondern vermeiden auch unangenehme finanzrechtliche Konsequenzen.
Marion Kassl
Produktspezialistin Sage 50
