Inventuren können in der Tat oft als lästiges Übel empfunden werden, da sie zeitaufwendig und manchmal stressig sein können. Sie sind jedoch ein wichtiger Bestandteil der Betriebsführung, insbesondere im Handel und in der Lagerwirtschaft.
Trotz dieser Herausforderungen ist eine ordnungsgemäße Inventur entscheidend für die Genauigkeit der Buchhaltung, die effektive Verwaltung von Beständen und die Wahrung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens. Um die negativen Aspekte zu minimieren, können Unternehmen verschiedene Strategien anwenden, wie zum Beispiel die Einführung von Technologie zur Bestandsverfolgung oder die Durchführung von kontinuierlichen Inventuren anstelle von einmal jährlich.
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Hier sind einige Punkte, die zeigen, warum Inventuren oft als unangenehm wahrgenommen werden:
- Zeitaufwand: Die Durchführung einer Inventur erfordert viel Zeit, insbesondere wenn der Bestand groß ist. Dies kann den regulären Geschäftsbetrieb stören.
- Personalkosten: Oft müssen zusätzliche Mitarbeiter eingestellt oder bestehende Mitarbeiter von ihren regulären Aufgaben abgezogen werden, um bei der Inventur zu helfen.
- Fehleranfälligkeit: Das Zählen und Dokumentieren von Beständen kann fehleranfällig sein. Fehler können zu Ungenauigkeiten in den Finanzberichten und Lagerbeständen führen.
- Stress: Die Notwendigkeit, eine Inventur durchzuführen, kann zusätzlichen Stress für das Management und die Mitarbeiter bedeuten, insbesondere wenn Fristen eingehalten werden müssen.
- Verwaltung: Die Organisation und Planung der Inventur, einschließlich der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung, kann komplex und herausfordernd sein.
Inventur – was ist das eigentlich?
Die Inventur ist ein Prozess, bei dem der vorhandene Bestand an Vermögenswerten und Verbindlichkeiten eines Unternehmens erfasst und bewertet wird. Sie dient dazu, eine genaue Übersicht über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu erhalten. Die Inventur wird in der Regel zu bestimmten Stichtagen durchgeführt, zum Beispiel am Ende eines Geschäftsjahres, und kann sowohl physisch (durch Zählen, Messen oder Wiegen der Bestände) als auch buchmäßig (durch Abgleich der Buchhaltungsunterlagen) erfolgen.
Die Ergebnisse der Inventur sind wichtig für die Erstellung von Jahresabschlüssen und die Beurteilung des Unternehmenswerts. Sie helfen zudem dabei, Fehler in der Buchhaltung zu erkennen, Diebstahl oder Verluste aufzudecken und die Effizienz des Lagerbestandsmanagements zu verbessern. In vielen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, regelmäßig eine Inventur durchzuführen.
Hier sind einige Schlüsselpunkte zur Inventur:
- Zweck der Inventur:
- Feststellung des aktuellen Bestands.
- Bewertung von Vermögenswerten für die Bilanz.
- Aufdeckung von Differenzen zwischen Soll- und Ist-Bestand.
- Arten der Inventur:
Es gibt verschiedene Arten der Inventur, die je nach Zielsetzung, Branche und rechtlichen Vorgaben eingesetzt werden können. Hier sind die gängigsten Arten der Inventur:
- Stichtagsinventur: Die Inventur wird an einem festgelegten Stichtag durchgeführt. Alle Bestände werden zu diesem Zeitpunkt erfasst. Dies ist die häufigste Form der Inventur und wird oft am Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt.
- Permanente Inventur: Bei dieser Methode werden die Bestände kontinuierlich dokumentiert. Es wird ein laufendes Verzeichnis geführt, und die Bestände werden regelmäßig aktualisiert. Eine vollständige Zählung wird in der Regel einmal im Jahr oder in bestimmten Intervallen durchgeführt.
- Zwischeninventur: Diese Art der Inventur erfolgt zwischen zwei Stichtagsinventuren. Sie kann beispielsweise zur Überprüfung der Bestände zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr durchgeführt werden, um Veränderungen zu dokumentieren.
- Jahresinventur: Hierbei handelt es sich um eine umfassende Bestandsaufnahme, die in der Regel am Ende des Geschäftsjahres erfolgt. Sie umfasst alle Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens.
- Teilinventur: Anstatt alle Bestände zu einem bestimmten Zeitpunkt zu zählen, werden nur bestimmte Teile des Bestandes erfasst. Dies kann sinnvoll sein, um den Aufwand zu reduzieren oder um sich auf besonders wertvolle oder risikobehaftete Bestände zu konzentrieren.
- Selbstinventur: Hierbei übernimmt das Unternehmen selbst die Bestandsaufnahme, anstatt externe Dienstleister zu beauftragen. Dies kann in kleineren Unternehmen der Fall sein.
- Inventur durch Dritte: Bei dieser Methode wird ein externes Unternehmen oder Dienstleister mit der Durchführung der Inventur beauftragt. Dies kann vor allem bei größeren Unternehmen sinnvoll sein, um eine objektive Bestandsaufnahme zu gewährleisten.
Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die Wahl der richtigen Inventurart hängt von den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten eines Unternehmens ab.
- Durchführung:
- Planung: Festlegung von Zeitpunkt und Methode.
- Durchführung: Zählen und Dokumentieren der Bestände.
- Auswertung: Vergleich zwischen Soll- und Ist-Bestand, Ermittlung von Abweichungen.
- Rechtliche Grundlagen:
In vielen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, regelmäßig eine Inventur durchzuführen, um die Richtigkeit ihrer Finanzberichte zu gewährleisten.
Es rechnet sich: Günstig und praktisch
Auch für das Mittelstands-Budget lässt sich mit geeigneter Software eine Echtzeitüberwachung realisieren, wie sie für die Stichtagsinventur, genauso wie für ein optimales betriebliches Monitoring ausgesprochen wichtig ist. Diese unterstützt sogar die ständige Bestandserfassung an mehreren Standorten und Lagern zugleich. Und zwar alles komplett für das der Inventur zugrundeliegende Inventar: Zugänge und Abgänge aus Einkauf, Standortumschichtungen und Verkauf werden zeitlich fortlaufend darstellbar. Wareneingangsprotokolle und Verkaufslisten lassen sich somit jederzeit unkompliziert erstellen.
Ein Inventur Plus an Auswertung
Inventur ist so nicht mehr lästiges Muss, sondern eine erfolgsunterstützende Quelle an Information und Analysehintergrund. Funktionsbereiche wissen hierdurch permanent, worauf eventuell gerade zu reagieren ist. Das fortwährende Mengen-Reporting ermöglicht, dass rechtzeitig Auffüll-Mengen für einen Verkaufsartikel zur Verfügung stehen. Konsequenz: Mit einer geeigneten Lösung haben Sie den umfassenden Inventar-Überblick. Insbesondere für den Verkauf erhalten Sie dadurch eine unterstützende Wirkung für die Umsatzabwicklung. Der Vertrieb kann jederzeit abrufen, was genau lieferbar ist. Dies stärkt die Kundenzufriedenheit und vermindert Pannen wegen unerwartet längerer Lieferzeiten.
Die strategische Nutzenseite
Gleichzeitig wird für die Geschäftsleitung durch den perfekten Überblick über alle relevanten Kennzahlen eine kontinuierliche Unternehmensdurchleuchtung leichter möglich. Mit anderen Worten: Was ist aktuell tatsächlich vorhanden, in welchen Relationen stehen Aktiva- und Passiva-Positionen einander gegenüber und welche Schlussfolgerungen sind aktuell zu ziehen? Das hilft, Entscheidungen und den konkreten Handlungsbedarf zu identifizieren. Dies ist nicht zuletzt deshalb möglich, weil außer der körperlichen Inventur an Warenbeständen, die sich zählen, messen wiegen oder zur Not auch schätzen lassen (etwa im Falle von Schüttgut), auch die Ermittlung von Buchwerten wie ein perfektes Räderwerk in einer modernen Warenwirtschaftssoftware einstellbar sind. Sowohl für die körperliche als auch für die Buch-Inventur können Bewertungs-Parameter festgesetzt und mit Protokoll verändert werden, falls erforderlich.
Inventurdifferenzen können leicht identifiziert und schnell erkannt und behoben werden. Eine zusätzliche Möglichkeit, die Inventurarbeit zu automatisieren besteht darin, Lagerbestände digital per Tablet zu erfassen. Unbemerktem Schwund und Diebstahl kann auf diese Weise schnell und effizient vorgebeugt werden.
Verantwortungsvolle Inventur ja, Sorgen nein
Selbstverständlich lassen sich über die Inventurerfassung in der Software alle notwendigen Ist-Bestände gegen die Buchbestände vergleichen und die erforderlichen Änderungen können direkt digital mit dem Tablet erfasst werden. Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Artikelbewertungssatz, der pro Artikel vergeben werden kann.
Bei der Inventurerfassung ist eine genaue Nachvollziehbarkeit für alle Inventurschritte jederzeit gegeben. Damit der Zugriff auf vorhandene Warenbestände ortsunabhängig funktioniert, haben Führungskräfte die Möglichkeit, gegenwärtige Inventur-Eckwerte direkt von unterwegs abzurufen.
Das ist insbesondere in den Momenten praktisch, wenn man auf Geschäftsreisen ist, in wichtigen Verhandlungen steht oder etwas mit seinem Steuerberater klären will.
Nutzen Sie Ihre Bestandsaufnahme und führen Sie zeitgleich eine Anlageninventur aller Gegenstände im Unternehmen durch. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick der Vermögensverhältnisse an einem bestimmten Stichtag.
Die Entlastung für alle Verantwortlichen besteht somit in einem umfassenden Mix an enthaltenen Erleichterungen, Hilfestellungen und Monitoring-Prozessen.
Lesen Sier hierzu auch den Blog So vermeiden Sie Inventurdifferenzen.
Marion Kassl
Produktspezialistin Sage 50