DMS

Mit Dokumentenmanagement Software (DMS) digitalisieren Sie Ihr Unternehmen. Jedem Mitarbeiter stehen immer die Informationen parat, die er gerade braucht.

DMS

Mit Dokumentenmanagement Software (DMS) digitalisieren Sie Ihr Unternehmen. Jedem Mitarbeiter stehen immer die Informationen parat, die er gerade braucht.

Dokumentenmanagement Software

Dokumentenmanagement (DMS) ist viel mehr als ein digitales Ablagesystem: Es steuert Workflows und schafft enorme Effizienz in Unternehmen aller Größen, inkl. der Erfüllung der Datenschutz-Anforderungen. Wir bieten Ihnen Lösungen rund um DMS, die zu Ihrem Unternehmen passen.

DMS – Vorteile für jedes Unternehmen

Täglich entstehen in allen Unternehmen sehr viele Dokumente, die für später auch rechtssicher abgelegt werden müssen. Deshalb führt der Weg in die Digitalisierung in den meisten Unternehmen nicht an einem Dokumentenmanagement vorbei.

Rechtssichere Ablage

Erfüllen Sie alle Voraussetzungen der rechtssicheren Ablage.

Digitalsierungs-Boost

Geben Sie Ihrem Unternehmen den Digi-Boost! Mitarbeiter sehen in kürzester Zeit die Erleichterungen und sind für Innovationen aufgeschlossener.

Kommunikations-Boost

Kommunikation zwischen Abteilungen verbessern, Workflows einrichten: Wie zum Beispiel der Eingangsrechnungs-Workflow.

Nachhaltiger

Ein DMS System kann massiv zur Reduktion von Papierverbrauch im Unternehmen beitragen.

Schneller Finden

Ab sofort finden Sie alles was Sie suchen schneller: Verträge, Rechnungen, Aufträge, Dokumente, Pläne…

Versionsstände

Das kennt jeder: Man spricht vom gleichen Dokument, aber der Inhalt differiert. Mit Versionsstand und Historie kein Problem.

Qualität rauf, Kosten runter

Aktuelles Wissen für alle verfügbar. Das steigert die Qualität und senkt die Kosten.

Schritt 1 zur Digitalisierung

DMS archiviert Ihre bereits vorhandenen digitalen Dokumente – strukturiert und datenschutzgerecht!

Automatische Ablage Ihrer Dokumente

Erfüllt die Datenschutzrichtlinien und die DSGVO

Schnelles Wiederfinden von Dokumenten und Versionen

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Karl Zimmermann

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Sage DMS
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So funktioniert ein DMS

Ein DMS funktioniert grundsätzlich nach recht einfachen Prinzipien und ist für Unternehmen jeder Größe der Einstieg in die Digitalisierung. Durch die Funktionen Ablage, Katalogisierung, Speicherung, Suche, Wiederfinden, Nutzung, Bereitstellung an Dritte kann jeder berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen zeitnah fundierte Entscheidungen treffen.

Lernen Sie die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement kennen

Bereits beim Dokumenteneingang werden geschäftsrelevante Informationen übermittelt, die dank einer einfachen Rechteverwaltung vor unberechtigtem Einblick schützen. Sparen Sie sich den Ablageaufwand und investieren Sie in ein revisionsrelevantes Archiv. So sind Ihre Dokumente zu jeder Zeit vollständig, nachvollziehbar, versionssicher und unveränderbar abgelegt. Die 3 Kernfunktionen:

Dokumentenerfassung

Sie bekommen die Menge besser in den Griff. Die täglich im System erzeugten Dokumente werden automatisch digital und strukturiert archiviert.

Archivierung

Sie bekommen die Vielfalt besser in den Griff. Ein DMS bietet vielfältige Ablagestrukturen, so dass Dokumente, für jedes Unternehmen passend, digital abgelegt und bequem recherchiert werden können.

Zugriff

Sie bekommen die Prozesse besser in den Griff. Sie können mit einem DMS neue Arbeitsabläufe etablieren und/oder bestehende optimieren. Das DMS weist den Mitarbeitern Aufgaben in festgelegter Reihenfolge zu und stellt die nötigen Informationen bereit.

Weitere Vorteile

Sie werden nicht nur Zeit sparen, sondern Prozesse digitalisieren und die Revisionssicherheit gewährleisten.

Zeit sparen

Egal ob Rechnungseingangsworkflow, digitale Rechnungserkennung oder E-Mail Management: Mit DMS sparen Sie Zeit.

Innovation

Die Einführung eines DMS bringt einen Innovationsschub. Prozesse müssen beschrieben werden, bevor sie digitalisiert werden. Bei der Implementierung von DMS kommt es häufig zu einem Innovationssprung.

Integration

Das DMS System ist voll in Ihre ERP Software integriert. Stellen Sie sich eine Mappe vor, in der Sie alles zu einem Projekt niedergeschrieben haben. Ab sofort ist diese Mappe digitalisiert, indexiert und vernetzt.

Vorteile zusammengefasst

  • Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis durch optimierte Prozesse

  • Elektronisches Archivieren aller gescannter und digitaler Dokumente

  • Strukturierte Dokumentenablage

  • Schneller, standortunabhängiger Zugriff, auch mobil, wobei Rollen und Berechtigungen immer eingehalten werden

  • Zeit sparen durch schnelle Volltext-Suche über alle Dokumente

  • Optimale Transparenz und Aktualität

  • Qualitätssteigerung (weniger Fehler, zufriedene Kunden)

  • Standardisierte Arbeitsprozesse

  • Verbesserung der internen Kommunikation

  • Einfaches Änderungsmanagement

  • Vermeidung von doppelten Dokumenten und falschen Versionen

  • Umsetzung von Sicherheits- und Revisionsanforderungen

  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten

  • Einsparungen bei Räumen (Archiven), Büromaterialien, Druckerkosten

  • Schutz vor Verlust, Diebstahl, Brand und unberechtigtem Zugriff

Die passende DMS Lösung finden

Sie suchen eine Lösung, die Sie mit einem Dokumentenmanagement erweitern können? Finden Sie die passende DMS Software für Ihre Geschäftsanforderungen.

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