Mobiles ERP: Prozesse direkt vor Ort bearbeiten

Nutzen Sie wichtige ERP-Daten und Funktionen genau dort, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten – im Lager, im Außendienst, beim Kunden oder beim Servicetermin. Auf Smartphone, Tablet oder Scanner stehen aktuelle Kunden-, Artikel-, Auftrags- und Bestandsinformationen zur Verfügung. Neue Daten werden unmittelbar vor Ort erfasst und an das zentrale ERP-System übergeben. So entfallen Papierlisten, doppelte Eingaben und unnötige Rückfragen an den Innendienst.

Für Lager, Vertrieb, Service und Handwerk · B2GO und Sage X3 Mobile · Standardlösungen und individuelle Anwendungen

Mobiles ERP: Prozesse direkt vor Ort bearbeiten

Nutzen Sie wichtige ERP-Daten und Funktionen genau dort, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten – im Lager, im Außendienst, beim Kunden oder beim Servicetermin. Auf Smartphone, Tablet oder Scanner stehen aktuelle Kunden-, Artikel-, Auftrags- und Bestandsinformationen zur Verfügung. Neue Daten werden unmittelbar vor Ort erfasst und an das zentrale ERP-System übergeben. So entfallen Papierlisten, doppelte Eingaben und unnötige Rückfragen an den Innendienst.

Was bedeutet mobiles ERP?

Mobiles ERP bezeichnet den ortsunabhängigen Zugriff auf ausgewählte Daten und Prozesse eines zentralen ERP-Systems. Mitarbeiter können benötigte Informationen auf Smartphone, Tablet oder mobilen Datenerfassungsgeräten aufrufen und neue Daten unmittelbar dort erfassen, wo die Arbeit stattfindet. Ohne Zettel, ohne Insellösung. Die mobile Anwendungen greift direkt auf freigegebene Informationen des ERP-Systems zu und erfasst Aufträge, Warenbewegungen, Arbeitszeiten, Materialien oder Servicedokumentationen. So bleiben Innen- und Außendienst, Lager, Service und Verwaltung miteinander verbunden.

Mobiler Zugriff auf zentrale Daten

Eine für mobile Geräte geeignete ERP-Oberfläche ermöglicht den Zugriff auf freigegebene Bereiche des Systems. Mitarbeiter können beispielsweise Kunden, Aufträge, Kennzahlen oder Belege unterwegs einsehen und bearbeiten.

Unterschiedliche Apps für unterschiedliche Unternehmensbereiche

Spezialisierte mobile Anwendungen bilden bestimmte Aufgaben besonders einfach ab. Dazu zählen etwa mobile Auftragsbearbeitung, Service und Wartung, Zeit- und Materialerfassung oder digitales Aufmaß.

Mobile Datenerfassung im Lager

MDE-Geräte, Smartphones oder Scanner unterstützen Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Inventur und Kommissionierung. Artikel und Mengen werden direkt am Lagerplatz erfasst und an die Warenwirtschaft übergeben.

Vom Arbeitsort ohne Umweg ins ERP-System

Viele betriebliche Vorgänge entstehen außerhalb des Büroarbeitsplatzes: Waren treffen im Lager ein, Aufträge werden beim Kunden besprochen, Techniker verbauen Material und Handwerker nehmen Maße direkt auf der Baustelle. Werden diese Informationen zunächst auf Papier, in persönlichen Notizen oder separaten Dateien festgehalten, beginnt im Büro ein zweiter Arbeitsschritt. Daten müssen übertragen, Rückfragen geklärt und Dokumente dem richtigen Auftrag zugeordnet werden. Dadurch passieren Fehler und wichtige Informationen stehen verspätet zur Verfügung.

Wenn mobile Prozesse nicht mit dem ERP verbunden sind

  • Ein Auftrag oder eine Arbeitsanweisung wird ausgedruckt oder per E-Mail weitergegeben.

  • Mitarbeiter notieren Mengen, Zeiten, Materialien, Ergebnisse oder Unterschriften vor Ort.

  • Die Unterlagen gelangen verspätet zurück in den Innendienst.

  • Informationen werden geprüft, nachgefragt und erst dann manuell in das ERP-System übertragen.

  • Bestände werden zeitverzögert aktualisiert, Aufträge fortgesetzt oder Rechnungen erstellt.

Dieser Ablauf bindet Zeit in mehreren Abteilungen und erhöht das Risiko für unvollständige, schwer lesbare oder falsch zugeordnete Angaben.

Wenn der Einsatzort direkt mit dem ERP verbunden ist

  • Der Mitarbeiter erhält den Auftrag mit den benötigten Kunden-, Artikel- oder Lagerinformationen auf seinem mobilen Gerät.

  • Mengen, Zeiten, Materialien, Statusänderungen, Fotos oder Unterschriften werden direkt vor Ort erfasst.

  • Die Informationen werden dem richtigen Kunden, Auftrag oder Artikel zugeordnet.

  • Die Daten fließen zurück in das zentrale ERP-System.

  • Innendienst, Lager und Rechnungswesen können den Vorgang ohne erneute Dateneingabe weiterbearbeiten.

So wird aus einem getrennten mobilen Arbeitsschritt ein Bestandteil des gesamten Unternehmensprozesses.

Direkt erfassen statt später übertragen: Je früher vollständige Informationen im ERP-System verfügbar sind, desto schneller können nachfolgende Arbeitsschritte beginnen.

Mobile Lösungen werden am häufigsten in folgenden Bereichen eingesetzt: Lager, Außendienst, Service und Handwerk

Welche Daten und Funktionen benötigt werden, hängt von der jeweiligen Aufgabe ab. Im Lager stehen Warenbewegungen und Bestände im Mittelpunkt. Der Vertrieb benötigt Kunden-, Artikel- und Auftragsinformationen. Servicetechniker dokumentieren Leistungen und verwendetes Material, während Handwerksbetriebe Aufmaße und Baustellendaten direkt vor Ort erfassen wollen.

Lager & Logistik

Warenbewegungen direkt am Lagerplatz erfassen

Mit Smartphone, Tablet, Scanner oder MDE-Gerät bearbeiten Lagermitarbeiter Waren genau dort, wo sie eintreffen, gelagert oder für den Versand vorbereitet werden.

  • Wareneingänge erfassen und kontrollieren

  • Artikel über Barcodes identifizieren

  • Waren ein-, aus- und umlagern

  • Lagerplätze und Bestände prüfen

  • Aufträge kommissionieren

  • Inventuren mobil durchführen

Vertrieb & Außendienst

Beim Kunden auskunftsfähig und handlungsbereit sein

Vertriebsmitarbeiter greifen unterwegs auf die für ihren Termin benötigten Kunden-, Artikel-, Preis- und Auftragsinformationen zu. Sie müssen aktuelle Daten nicht vorab ausdrucken oder während des Gesprächs beim Innendienst erfragen.

  • Kunden und Ansprechpartner aufrufen

  • Historie und Belege einsehen

  • Artikel, Preise und Verfügbarkeiten prüfen

  • Mobil Angebote oder Aufträge erfassen

  • Mit Bildern, Notizen und Unterschrift dokumentieren

Service & Wartung

Serviceaufträge vor Ort vollständig dokumentieren

Servicetechniker erhalten ihre Aufträge mit Kunden-, Anlagen- und Termininformationen auf dem mobilen Gerät. Vor Ort können sie den durchgeführten Einsatz dokumentieren, ohne später einen handschriftlichen Bericht übertragen zu müssen.

  • Service- und Wartungsaufträge aufrufen

  • Arbeitsbeginn und Arbeitsende erfassen

  • Verwendete Materialien und Ersatzteile verbuchen

  • Checklisten und ausgeführte Arbeiten dokumentieren

  • Fotos und Notizen zum Auftrag ablegen

  • Leistungen vom Kunden bestätigen lassen

  • Folgeaufträge oder weiteren Bedarf festhalten

Handwerk & mobiles Aufmaß

Maße, Leistungen und Baustellendaten digital übernehmen

Im Handwerk entstehen wichtige Informationen häufig beim Kunden oder auf der Baustelle. Mobile Anwendungen unterstützen dabei, Aufmaße, Materialien, Leistungen und den Arbeitsfortschritt unmittelbar dem richtigen Auftrag zuzuordnen.

  • Aufträge und Kundeninformationen aufrufen

  • Räume, Flächen oder Bauteile erfassen

  • Maße und Skizzen digital dokumentieren

  • Arbeitszeiten und eingesetztes Material eintragen

  • Fotos zum Auftrag speichern

  • Service- und Montageberichte erstellen und abschließen

Daten vor Ort erfasst – im Unternehmen direkt weiterverarbeitet

Der Nutzen einer mobilen ERP-Lösung endet nicht mit der digitalen Eingabe. Das Entscheidende ist, dass Mitarbeiter im Backoffice sofort über den aktuellen Stand informiert werden und die nächsten Schritte erledigen können. So entsteht aus der mobilen Erfassung ein durchgängiger, dokumentierter Prozess, der Fehler und Reklamationen verhindert.

Der Außendienst erfasst den Auftrag vor Ort und lässt ihn vom Kunden bestätigen. Die Auftragsbearbeitung kann anschließend Verfügbarkeit, Beschaffung, Lieferung oder weitere Arbeitsschritte prüfen.

Der Vorteil: Der Auftrag muss im Büro nicht erneut angelegt werden und kann früher bearbeitet werden.

Ein Mitarbeiter erfasst Wareneingang, Umlagerung oder Entnahme direkt am Lagerplatz. Die Warenbewegung wird an die zentrale Bestandsführung übergeben.

Der Vorteil: Verkauf, Einkauf und Lager arbeiten mit aktuelleren Bestandsinformationen.

Der Techniker dokumentiert Arbeitszeit, verwendetes Material, ausgeführte Tätigkeiten und die Kundenbestätigung. Die Informationen stehen anschließend für Prüfung und Verrechnung bereit.

Der Vorteil: Serviceberichte müssen nicht nachträglich übertragen werden und Rechnungen können früher vorbereitet werden.

Maße, Skizzen, Fotos und Zusatzinformationen werden unmittelbar dem Kunden beziehungsweise Auftrag zugeordnet. Kalkulation und Auftragsbearbeitung können auf diesen Daten aufbauen.

Der Vorteil: Handschriftliche Angaben müssen nicht erneut erfasst oder unterschiedlichen Unterlagen zugeordnet werden.

Mitarbeiter bearbeiten mobil einen Auftrag. Der Innendienst sieht den aktuellen Bearbeitungsstand und kann den weiteren Ablauf koordinieren.

Der Vorteil: Weniger Rückfragen und mehr Transparenz über laufende Aufträge.

Die passende mobile Lösung für Ihr ERP-System

Welche mobile Anwendung geeignet ist, hängt vor allem vom vorhandenen ERP-System und dem gewünschten Einsatzbereich ab. Ein Mitarbeiter im Lager benötigt andere Funktionen als ein Servicetechniker, Vertriebsmitarbeiter oder Handwerker beim Aufmaß. Unsere mobilen Lösungen stellen deshalb nicht sämtliche ERP-Funktionen gleichermaßen bereit. Sie bilden gezielt jene Aufgaben ab, die unterwegs besonders einfach, schnell und zuverlässig erledigt werden sollen.

B2GO

Mobile Prozesse für Sage 100

B2GO erweitert Sage 100 um mobile Anwendungen für Smartphone, Tablet und geeignete Scanner. Mitarbeiter greifen auf freigegebene Daten zu und erfassen neue Informationen direkt für die weitere Verarbeitung in Sage 100.

  • Alle relevanten Informationen vor Ort verfügbar

  • Aufträge einfach vor Ort erfassen

  • Kunden am Endgerät unterschreiben lassen

  • Besser zusammenarbeiten

  • Schneller verrechnen

  • Wartung- und Serviceaufträge dokumentieren

  • Leistungszeiten erfassen

  • Artikel scannen

  • Inventur durchführen

B2GO eignet sich besonders für Unternehmen, die einzelne Sage-100-Prozesse gezielt mobilisieren und bei Bedarf an ihre Abläufe anpassen möchten.

JACK

Mobile Auftragsbearbeitung für Handwerksbetriebe

JACK ergänzt Sage 50 Handwerk um mobile Funktionen für Mitarbeiter auf der Baustelle, beim Kunden oder im Serviceeinsatz. Aufträge und benötigte Informationen stehen auf mobilen Geräten zur Verfügung und können vor Ort ergänzt werden.

  • ab 1 Arbeitsplatz

  • Für Android Tablets und Handys

  • Alle Informationen direkt auf Smartphone und Tablet

  • Fotos erfassen und beim Auftrag ablegen

  • Neue Aufträge anlegen

  • Arbeitszeit und Material verbuchen

JACK eignet sich für Handwerksbetriebe, die ihre Abläufe zwischen Büro, Baustelle und Service besser miteinander verbinden möchten.

Sage X3 Mobile

Sage X3 Cloud

Unternehmensprozesse browserbasiert mobil nutzen

  • Sage X3 optional als Cloudlösung nutzen

  • Durch HTML5 Lösung voller mobiler Zugriff möglich

  • Zugriff auf alle relevanten Geschäftsdaten – jederzeit und überall von verschiedenen Geräten und mobilen Endgeräten aus

Sage X3 stellt seine Oberfläche über moderne Webtechnologie bereit. Berechtigte Mitarbeiter können dadurch freigegebene ERP-Daten und Funktionen über den Browser auf unterschiedlichen Endgeräten aufrufen.

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Linda Brodtrager

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FAQ

Fragen und Antworten zu mobilem ERP

Grundlagen

Mobiles ERP bezeichnet den ortsunabhängigen Zugriff auf ausgewählte Daten und Prozesse eines zentralen ERP-Systems. Mitarbeiter können Informationen auf Smartphone, Tablet, Scanner oder MDE-Gerät aufrufen und neue Daten direkt im Lager, beim Kunden, auf der Baustelle oder beim Servicetermin erfassen.

Eine ERP-App ist eine für mobile Geräte optimierte Anwendung, die bestimmte ERP-Daten und Funktionen bereitstellt. Sie kann beispielsweise Aufträge, Kundeninformationen, Lagerbuchungen, Serviceberichte oder Arbeitszeiten abbilden. Entscheidend ist, dass die App mit dem zentralen ERP-System verbunden ist und keinen getrennten Datenbestand erzeugt.

Nein. Mobiles ERP ergänzt ein vorhandenes ERP-System um mobile Zugriffsmöglichkeiten und Prozesse. Kunden, Artikel, Aufträge, Bestände und weitere Stammdaten werden weiterhin zentral verwaltet. Die mobile Anwendung stellt nur die für den jeweiligen Mitarbeiter benötigten Informationen und Funktionen bereit.

Mobiles ERP eignet sich für Unternehmen, deren Mitarbeiter regelmäßig außerhalb eines Büroarbeitsplatzes arbeiten. Dazu zählen Handels- und Logistikunternehmen, Service- und Wartungsbetriebe, Außendienstorganisationen, Handwerksunternehmen und Unternehmen mit mobilen Lagern oder mehreren Standorten.

Typische Anzeichen sind Papierlisten, handschriftliche Serviceberichte, doppelte Dateneingaben, verspätete Lagerrückmeldungen und häufige Rückfragen zwischen Außen- und Innendienst. Auch wenn Aufträge, Zeiten, Materialien oder Warenbewegungen erst später im Büro erfasst werden, kann eine mobile Lösung sinnvoll sein.

Geräte, Verbindung und Sicherheit

Abhängig von der eingesetzten Lösung können Smartphones, Tablets, mobile Datenerfassungsgeräte und Barcodescanner verwendet werden. Welches Gerät geeignet ist, hängt vom Einsatzort, der benötigten Bildschirmgröße, den Scan-Anforderungen und dem Betriebssystem ab.

Die unterstützten Betriebssysteme unterscheiden sich je nach Produkt und Anwendungsbereich. Vor der Einführung sollte geprüft werden, welche Geräte und Betriebssystemversionen konkret unterstützt werden.

Der Zugriff wird über Benutzerkonten, Rollen und Berechtigungen gesteuert. Mitarbeiter erhalten nur jene Daten und Funktionen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Zusätzlich sind sichere Verbindungen, aktuelle Geräte, Zugriffsschutz und klare Regeln für verlorene oder private Endgeräte wichtig.

Ja. Mobile Benutzer können abhängig von der Lösung und ihrer Rolle unterschiedliche Zugriffsrechte erhalten. So lässt sich beispielsweise festlegen, wer Preise ändern, Kunden anlegen, Bestände buchen, Aufträge abschließen oder sensible Unternehmensdaten einsehen darf.