Projekte erfolgreich umsetzen – dank Projektmanagement

Projektmanagement ist eine systematische Methode zur Planung und Überwachung (von Projekten), um ein bestimmtes Ziel innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens, Budget und Qualitätsanforderungen zu erreichen. Es umfasst eine Vielzahl von Methoden, Werkzeugen und Techniken, die darauf abzielen, die Planung und Durchführung von Projekten so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten.

Ziel des Projektmanagements ist es, Projekte erfolgreich zu planen, umzusetzen und zu schließen, indem es sicherstellt, dass jegliche Ressourcen, einschließlich Zeit, Geld, Personal und Materialien, effektiv eingesetzt werden. Dabei müssen die Anforderungen an die Projektqualität, die Kosten und der Zeitrahmen berücksichtigt werden. Projektmanagement unterstützt auch die Kommunikation und Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten und hilft, Risiken zu identifizieren und zu bewältigen, um den Projekterfolg zu maximieren.

Ein erfolgreiches Projektmanagement setzt eine klare Definition, der Projektziele, eine sorgfältige Planung und Überwachung der Projektaktivitäten sowie eine effektive Überwachung und Kontrolle der Projektergebnisse voraus. Es ist ein iterativer Prozess, der sich während des gesamten Projektverlaufs fortsetzt, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und den Erfolg maximiert.

In der heutigen Geschäftswelt, in der Projekte immer komplexer und die Anforderungen an Projekte immer höher werden, hat das Projektmanagement steigend an Bedeutung gewonnen. Es bietet Unternehmen eine systematische Methode, um Projekte erfolgreich umzusetzen und die Wertschöpfung zu maximieren.

Laut dem Project Management Institute (PMI) handelt es sich bei dem Begriff „Projektmanagement“ um „die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Hilfsmitteln und Techniken auf Aktivitäten im Rahmen eines Projekts, um dessen Anforderungen zu erfüllen“. Folgende vier Phasen umfasst ein grundlegender Projektmanagement-Lebenszyklus:

• Initiierung
• Planung
• Durchführung
• Abschluss

Mit anderen Worten beschäftigt sich das Projektmanagement mit der Organisation und Überwachung eines Projekts, um sicherzustellen, dass es innerhalb des geplanten Rahmens erfolgreich abgeschlossen wird. Der Projektmanager ist für die Überwachung von Risiken und Budgets, die Koordination von Ressourcen und die effektive Kommunikation mit allen beteiligten Parteien verantwortlich. Ziel ist es, dass das Projekt reibungslos und innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens durchgeführt wird.

Projekte sind oft komplex und involvieren zahlreiche Stakeholder. Deshalb bedarf es eines Projektmanagers, der dafür sorgt, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt wird und alle Beteiligten am selben Stand sind.

Laut PMI sind Unternehmen, die Projektmanagement-Strategien in verschiedenen Ausführungen anwenden, eher in der Lage sind, dem geplanten Projektnutzen und –umfang gerecht zu werden sowie Terminvorgaben, Budgets und Qualitätsstandards einzuhalten.

Eine Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, eine Übersicht über die Aufgaben Ihres Projekts zu erstellen und sie in einer geordneten Reihenfolge und innerhalb eines vorgegebenen Zeitplans zu planen. Durch die Verwendung dieser Software können Sie Ihre Ressourcen optimal einsetzen und Ihr Team effektiver bei der Umsetzung des Projekts unterstützen.

Kommen Ihnen folgende Fragen bekannt vor?

• Wie weit sind Sie mit den zugewiesenen Aufgaben?
• Aus welchen Grund kommt es bei der Fertigstellung von Projektanforderungen zu Verzögerungen?
• Wie viele Projekte sind Ihnen derzeit zugeteilt?

8 Gründe für den Nutzen von Projektmanagement-Tools

1.    Optimierte Planung

Nach Abschluss der Projektplanung kann es vorkommen, dass sich einige Aspekte ändern.

Wenn kein professionelles Projektmanagement vorliegt, kann die Kommunikation mit verschiedenen Teams und allen beteiligten Teammitgliedern mühsam und zeitaufwändig werden. Da kein Werkzeug vorhanden ist, gibt es keine klare Vorgabe, wer welche Aufgaben in welchem Zeitraum erfüllen soll. Dies führt zu Problemen bei der Einhaltung des Zeitplans und somit zu Einbußen in Bezug auf die Produktivität.

Mit einer PM-Software kann das Team alle Projektaufgaben klären und sichtbar machen. Zeitpläne, Fristen und Prioritäten können festgelegt werden, um Überschneidungen zu vermeiden. Das Tool optimiert den Lebenszyklus des Projekts, zeigt wie es verwaltet werden soll und vereinfacht die Arbeitsweise der Mitarbeiter, für bessere Übersicht im gesamten Unternehmen. Das Team erhält somit eine klare Vorstellung von seiner aktuellen Situation, Zielen und Zielerreichung.

2.    Einfache Zusammenarbeit bei Projekten

Die Verwendung eines leistungsstarken Projektmanagement-Tools ist unerlässlich für große Projekte, bei denen jedes Teammitglied individuelle Aufgaben hat. Diese Software unterstützt die Zusammenarbeit, die Kommunikation und das Überwachen des Fortschritts, was für Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten, von großer Bedeutung ist.

Es bietet eine zentrale Plattform für die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten, ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit und reduziert Fehlkommunikation. Auch das Überwachen des Fortschritts durch den Projektleiter wird erleichtert.

3.    Projektkostenstruktur (Cost Breakdown Structure)

Die Projektkostenstruktur ist ein wichtiger Teil der Projektmanagementfunktion. Sie dient dazu, alle Kosten eines Projekts zu erfassen, zu verwalten und zu überwachen. Dazu gehören etwa Personalkosten, Materialkosten, Reisekosten, Kosten für externe Dienstleister oder für Lieferungen und Zulieferungen.

Durch die Überwachung und Kontrolle der Projektkosten kann das Projektmanagement sicherstellen, dass das Projekt innerhalb des geplanten Budgets durchgeführt wird und es nicht zu Überziehungen oder unvorhergesehene Kosten kommt. Die Projektkostenstruktur ist ein wesentlicher Teil der Projektplanung und –überwachung und sollte sorgfältig geplant und verwaltet werden, um ein erfolgreiches Projektergebnis zu erzielen.

4.    Optimierung der Ressourcenzuweisung

Eine Projektmanagement-Software sorgt für eine effizientere Verwendung der Ressourcen, indem sie sicherstellt, dass die Zeit Ihrer Mitarbeiter optimal genutzt wird. Überforderung oder Unterforderung werden vermeiden, was zu einem reibungslosen Arbeitsablauf führt.

Die Ressourcenbedarfe werden erfasst und Kosten werden angemessen berechnet, um sicherzustellen, dass es nicht zu einem Mangel oder einer Überlastung kommt.

5.    Systematische Projektberichterstattung

Wenn verschiedene Projektmanagement-Methoden eingesetzt werden, kann es vorkommen, dass die Statusberichte in unterschiedlichen Formaten vorliegen, was das Lesen erschwert. Eine professionelle Projektmanagement-Software bietet jedoch eine Vielzahl von Vorlagen für die Berichterstattung, die die Analyse der Informationen vereinfachen und eine einheitliche Form für das gesamte Unternehmen garantieren. So können alle Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen finden und die Berichte werden an einem zentralen Ort gespeichert.

6.    Gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten

Mit einer zentralisierten Speicherplattform für Dokumente und Dateien, die von der Projektmanagement-Software bereitstellt wird, kann das Team schnell auf die benötigten Unterlagen zugreifen, ohne Zeit mit Suchen zu verschwenden. Dies verbessert die Effizienz und vereinfacht das Projektmanagement.

7.    Klare Kommunikation

Das Einbinden externer Stakeholder in die Kommunikation ist ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg. Mit einer Projektmanagement-Software können Kunden, Lieferanten und andere relevanten Parteien einfach und effektiv eingebunden und sichergestellt werden, dass alle am gleichen Stand sind. Durch den Zugang zu aktuellen Projektdaten und der Möglichkeit, Feedback und Kommentare bereitzustellen, kann das Risiko einer mangelnden Kommunikation minimiert werden.

Mit Sage X3 können Sie mithilfe zuverlässiger, integrierter Projektmanagementfunktionen Ihre Projekte von Anfang bis Ende erfolgreich und rentabel verwalten.

Zu den Hauptfunktionen gehören:

• Projektverwaltung und Projektstrukturplan (Work-Breakdown Structure)
• Mehrstufige Aufgabengliederung, Vorbereitung des Betriebs- und Produktionsablauf
• Projektkostenstruktur (Cost Breakdown Structure)
• Mehrstufige Budgetaufstellung, welche die Verfolgung der Projektkosten ermöglicht
• Mitarbeiterzuordnungen
• Umfangreiche Duplizierungsfunktion
• Finanzverfolgungsfunktion zur Überwachung des Budgets und der Projektkosten
• Zeiterfassung zur Eingabe es projektspezifischen Zeitaufwands auf Betriebs-, Aufgaben- und Budget-Ebene

Janina Zaminer