Sage 100

Sage 100 DMS
Dokumenten Management System

Elektronisches Dokumentenmanagement, automatisierte Workflows, automatisierte Rechnungsabläufe.

Sage 100 DMS
Dokumenten Management System

Elektronisches Dokumentenmanagement, automatisierte Workflows, automatisierte Rechnungsabläufe.

Zugriff auf alle Dokumente von überall aus? Papierloses Büro?

Mit Sage 100 DMS erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter jede Datei und Information auf Mausklick, auch von zuhause aus. Der Clou dabei: Mittels „Smart Start“ Client und Rechteverwaltung benötigen Ihre Mitarbeiter keinen Zugang zu Sage 100 und können die für sie wichtigen Belege stets abrufen. Kein Herumsuchen in Aktenbergen. Der Drucker wird arbeitslos. Gibt es nicht? Gibt es doch!

Wichtigste Funktionen von Sage 100 DMS

Zeit sparen durch E-Mail Management

Legen Sie Mails inkl. Attachments per Drag and Drop im Sage DMS ab und stellen Sie dadurch anderen die Informationen sofort zur Verfügung.

Dokumente finden und von überall Zugriff haben

Der neue Sage DMS Webclient liefert Ihnen die Dokumente auf allen Endgeräten wie Smartphones und Tablets in der übersichtlichen Kunden- und Lieferantenakte.

Digitale Prüfung von Eingangsrechnungen einfach und sicher

Eingangsrechnung erfassen, freigeben und im 4 Augenprinzip prüfen, danach wird die Rechnung automatisiert in Ihrer Sage 100 verbucht.

Revisionssichere Ablage

Jederzeit über das d.velop Cloud Storage möglich, zum Easy Pay per Use Preis pro GB um 0,70 EUR / Monat

Belege nur einmal erfassen

Sie kennen das: Belege werden in vielen Unternehmen mehrmals angegriffen und weitergegeben. Mit Sage 100 DMS ist damit Schluss. Belege werden exakt einmal erfasst und abgelegt. Der automatisierte Workflow startet. Die richtigen Mitarbeiter erhalten die Information zum Zugriff, die Prozesse sind automatisiert und das Rechtesystem sichert die Richtigkeit von Freigaben und Fortschritten.

Gamechanger digitale Rechnungsprüfung

Sie kennen das Problem: Eine wichtige Rechnung ist unauffindbar. Sie durchsuchen sämtliche Ordner und Ablagen, fragen sich durch etliche Büros, dass diese eine Rechnung auftaucht. Sie scheint verschwunden. Es entstehen Kosten, die Skontofrist verstreicht, Mahngebühren entstehen. Und auch wenn die Rechnung wieder auftaucht, sind oft noch Dinge vorab zu tun. Die formale, sachliche und rechnerische Prüfung zum Beispiel. Meist sind mehrere Personen involviert, die Prozesse dauern. Mit digitalen Workflows erledigen Ihre Mitarbeiter diese Dinge in einem Bruchteil der Zeit. Alles ist von der ersten Sekunde an digitalisiert und dokumentiert. Profitieren Sie vom Gamechanger digitale Rechnungsprüfung.

Sage 100 DMS Preise

Stellen Sie Ihre ERP-Lösung ganz nach Ihren Bedürfnissen zusammen: Sie können jederzeit Pakete kombinieren und zahlreiche Zusatzlösungen (xRM, DMS, Webshop etc.) oder Branchenlösungen ergänzen.

DMS

25,30 €

pro Monat & Nutzer
zzgl. MwSt.

Jetzt Live Demo buchen

Sparen Sie Zeit und sehen Sie live, ob die Software Ihre Anforderungen erfüllt.

Sage 100 Live Demo (#38)

Ihre Daten werden sicher übermittelt

Karl Zimmermann

Sage 100
Kundenbetreuer

Linda Brodtrager

Sage 100
Kundenbetreuerin

Ausfüllen! 

Web-Demo

45min gratis & unverbindlich

DMS – Gewinn für (fast) jedes Unternehmen

Maßgeblich sind nicht die Größe des Unternehmens, sondern Art und Umfang der Dokumente sowie die damit verbunden Arbeitsabläufe. Mit Sage 100 DMS ist Schluss mit Suchen, Schluss mit parallel geführten Archiven und Schluss mit schlecht informierten Mitarbeitern im Homeoffice.

DMS
in Sage 100

Datenblatt Sage 100 DMS

So haben Sie Ihre Dokumente
jederzeit voll im Griff.

Jetzt kostenfreies Infopaket herunterladen

Das Infopaket beinhaltet

1. Produktbroschüre Sage 100

Passen Sie Sage 100 mit dem integrierten AppDesigner selbst genau so an, wie Sie es brauchen.

2. Schritt für Schritt zum richtigen ERP – Checklist

Erfahren Sie mittels Checklist, was Sie genau benötigen.

3. Modulbeschreibung Sage 100

Detaillierte Funktionsbeschreibung aller Module

Warum ein Dokumenten Management System (DMS)?

In der heutigen Zeit ist es für jedes Unternehmen entscheidend rasch die richtigen Entscheidungen zu treffen. Basis dafür ist die Menge an Informationen und Daten schnell und zentral zur Verfügung zu haben. Dafür müssen 3 Dinge gewährleistet sein:

Informationsmenge (mit der Funktion Archivierung)
Informationsvielfalt (mit der Funktion des Dokumenten-Managements) und
Organisationsaufwand (mit Funktionen für den Workflow- oder Prozess-Management)

müssen jederzeit und an jedem Standort in der korrekten Version abrufbar sein.

DMS ist mehr als „nur“ Dokumentenmanagement: Digitalisieren Sie sämtliche Unternehmensinformationen und revolutionieren Sie Ihre Workflows.

Vorteile zusammengefasst

  • Elektronisches Archivieren aller gescannten und digitalen Dokumente

  • Schneller, standortunabhängiger Zugriff, auch mobil

  • Schnelle und einfache Recherche

  • Optimale Transparenz und Aktualität

  • Qualitätssteigerung (weniger Fehler, zufriedene Kunden)

  • Produktivitätssteigerung

  • Zeitersparnis durch optimierte Prozesse

  • Kosteneinsparung – Reduzierung von Papier, Druckerkosten,…

  • Standardisierte Arbeitsprozesse

  • Verbesserung der internen Kommunikation

  • Vermeidung von Dubletten

  • Umsetzung von Sicherheits- und Revisionsanforderungen

  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

  • Produktivitätssteigerung

  • Einsparungen bei Räumen (Archive) und Büromaterial

Die digitale Rechnungsprüfung – Hören Sie auf zu suchen!

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung etwa 20 Euro an Kosten verursacht. Digital abgestimmte Prozesse und Workflows benötigen viel weniger Zeit, Ihre Mitarbeiter sind dabei effektiver. Sie erledigen mehr Rechnungen in kürzerer Zeit und arbeiten besser zusammen. Die Kosten sinken auf einen Bruchteil. Wenn es Ihnen wichtig ist, weniger Zeit und Geld für die Suche und Prüfung von Eingangsrechnungen zu verwenden, dann ist die digitale Rechnungsprüfung die perfekte Lösung. Buchhaltungsprozesse sind damit einfach zu optimieren. Automatisierte, digitale Workflows, sparen wertvolle Zeit, reduzieren Kosten und vereinfachen die Zusammenarbeit. Leb wohl Papierarchiv! Good-Bye Buchhaltungsdrucker!

Was bedeutet digitale Rechnungsprüfung für Ihr Unternehmen?

Einmal eingerichtet, ist die digitale Rechnungsprüfung ein Riesenschritt in Richtung Digitalisierung Ihrer Buchhaltung. Die Einrichtung übernehmen selbstverständlich wir. Wir kennen die Prozesse. All die schleppenden Arbeitsschritte werden mit Hilfe der digitalen Rechnungsprüfung optimiert, Kosten sinken, Mitarbeiter werden für wichtigere Dinge frei und Ressourcen werden geschont. Die Mitarbeiter danken es Ihnen. Denn das dauernde Nachlaufen, Einfordern und Suchen von Papierdokumenten ist kein angenehmer Teil Ihrer Arbeit. Die digitale Rechnungsprüfung kann viele Ihrer Herausforderungen in der Buchhaltung lösen: Rechnungen können teilautomatisiert verbucht, Informationen automatisiert ausgetauscht, Workflows im Team automatisch übergeben werden. So ist die rasche Prüfung und Freigabe gewährleistet. Gleichzeitig geht keine Rechnung mehr verloren und Sie verpassen keine Fristen. Das ist Arbeitserleichterung durch Digitalisierung.

FAQ

Fragen und Antworten zum Dokumentenmanagementsystem für Sage 100

Grundlagen, Eignung und Kosten

Sage 100 DMS ist ein vollständig in Sage 100 integriertes Dokumentenmanagementsystem. Es archiviert Rechnungen, Angebote, Aufträge, Verträge, E-Mails und andere Unternehmensdokumente zentral und digital. Dokumente werden automatisch den passenden Kunden, Lieferanten oder Vorgängen zugeordnet und stehen berechtigten Mitarbeitern sofort zur Verfügung. Papierarchive und langes Suchen entfallen.

Ein DMS verwaltet, bearbeitet und archiviert digitale Dokumente. ECM steht für Enterprise Content Management und umfasst darüber hinaus sämtliche Informationen und Inhalte eines Unternehmens. Sage 100 DMS verbindet Dokumentenmanagement, Archivierung und digitale Workflows und schafft damit eine zentrale Informationsplattform direkt im ERP-System.

Sage 100 DMS eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die regelmäßig Rechnungen, Angebote, Aufträge, Verträge, E-Mails oder technische Dokumente bearbeiten. Entscheidend ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern die Menge der Dokumente und der damit verbundene Verwaltungsaufwand. Je häufiger Unterlagen gesucht, weitergeleitet oder mehrfach abgelegt werden, desto größer ist der Nutzen.

Ein DMS lohnt sich, wenn Mitarbeiter regelmäßig nach Dokumenten suchen, Rechnungen mehrfach erfassen, Freigaben lange dauern oder Informationen in E-Mail-Postfächern und Dateiordnern verteilt sind. Auch verlorene Belege, verpasste Skontofristen, unklare Dokumentversionen und fehlender Zugriff im Homeoffice sind klare Anzeichen für einen hohen Digitalisierungsbedarf.

Sage 100 DMS kostet ab 25,30 Euro pro Benutzer und Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Für die revisionssichere Ablage im d.velop Cloud Storage fallen derzeit zusätzlich 0,70 Euro pro Gigabyte und Monat an. Die Gesamtkosten hängen von Benutzeranzahl, Speichervolumen, gewünschten Workflows und dem Einrichtungsaufwand ab.

Integration und Dokumentenverwaltung

Sage 100 DMS arbeitet direkt innerhalb der Sage-100-Oberfläche. Dokumente werden dort angezeigt, wo Mitarbeiter sie benötigen – beispielsweise beim Kunden, Lieferanten, Auftrag, Beleg oder Buchungsvorgang. Anwender müssen nicht zwischen unterschiedlichen Programmen wechseln und arbeiten weiterhin in ihrer vertrauten Sage-100-Umgebung.

Im Sage 100 DMS können unter anderem Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Verträge, E-Mails, Anhänge, Bilder und technische Unterlagen verwaltet werden. Sowohl gescannte Papierdokumente als auch bereits digital vorliegende Dateien lassen sich zentral ablegen und den passenden Geschäftsvorgängen zuordnen.

Ja. Dokumente können direkt mit Kunden, Lieferanten, Aufträgen, Rechnungen oder anderen Sage-100-Vorgängen verknüpft werden. Dadurch sehen Mitarbeiter sofort alle relevanten Unterlagen zu einem Geschäftspartner oder Auftrag. Parallele Ablagen in Netzlaufwerken, E-Mail-Postfächern und Papierordnern werden überflüssig.

Dokumente lassen sich über Kunden, Lieferanten, Vorgänge, Schlagwörter und weitere Merkmale schnell auffinden. Statt verschiedene Ordner, Postfächer oder Laufwerke zu durchsuchen, gelangen Mitarbeiter direkt aus Sage 100 zur passenden Unterlage. Auch ältere Dokumente stehen innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung.

Ja. E-Mails und ihre Anhänge können per Drag-and-drop im Sage 100 DMS abgelegt und dem passenden Kunden, Lieferanten oder Vorgang zugeordnet werden. Dadurch bleiben wichtige Vereinbarungen und Informationen nicht in persönlichen Postfächern verborgen, sondern stehen allen berechtigten Mitarbeitern zentral zur Verfügung.

Ja. Werden Dokumente bearbeitet oder aktualisiert, können unterschiedliche Versionen nachvollziehbar verwaltet werden. Mitarbeiter erkennen, welche Fassung aktuell ist, und müssen keine Dateien mit Bezeichnungen wie „final“, „final-neu“ oder „final-2“ mehr vergleichen. Das reduziert Fehler und verhindert die Arbeit mit veralteten Unterlagen.

Ja. Über den Sage DMS Webclient können berechtigte Mitarbeiter Dokumente standortunabhängig aufrufen. Der Zugriff ist auch über Smartphone und Tablet möglich. Damit stehen Kundenakten, Lieferantenunterlagen, Rechnungen und andere Informationen im Büro, im Homeoffice oder unterwegs in derselben aktuellen Version zur Verfügung.

Nein. Über den Smart Start Client können Mitarbeiter auf die für sie freigegebenen Dokumente zugreifen, ohne selbst mit Sage 100 arbeiten zu müssen. Dadurch können auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen kostengünstig in digitale Dokumenten- und Freigabeprozesse eingebunden werden.

Ja. Über ein detailliertes Rechtesystem wird gesteuert, welche Mitarbeiter Dokumente anzeigen, bearbeiten, prüfen oder freigeben dürfen. Sensible Unterlagen wie Personal-, Vertrags- oder Finanzdokumente bleiben damit ausschließlich für autorisierte Benutzer zugänglich. Gleichzeitig erhalten alle Beteiligten genau jene Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Eingangsrechnungen und digitale Workflows

Eine Eingangsrechnung wird einmal digital erfasst und anschließend automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Diese führen die formale, sachliche und rechnerische Prüfung direkt im System durch. Nach der Freigabe wird die Rechnung an Sage 100 übergeben. Papiermappen, interne Laufwege und wiederholte Rückfragen entfallen.

Ja. Eingangsrechnungen können digital erfasst, ausgelesen und für die Buchung vorbereitet werden. Nach Abschluss des Prüf- und Freigabeprozesses werden die Rechnungsdaten an Sage 100 übergeben und automatisiert verbucht. Dadurch müssen Belegdaten nicht mehrfach eingegeben werden und Erfassungsfehler werden deutlich reduziert.

Ja. Rechnungen und andere Dokumente können über definierte Prüf- und Freigabeschritte nach dem Vier-Augen-Prinzip bearbeitet werden. Das System dokumentiert, wer einen Vorgang geprüft oder freigegeben hat. Dadurch werden interne Kontrollvorgaben zuverlässig eingehalten und Entscheidungen bleiben jederzeit nachvollziehbar.

Ja. Freigaben können beispielsweise nach Abteilung, Betrag, Kostenstelle, Lieferant oder Verantwortungsbereich gesteuert werden. Das Dokument gelangt automatisch zur richtigen Person und wird nach der Bearbeitung an den nächsten Schritt weitergeleitet. Vertretungs- und Eskalationsregeln verhindern, dass Rechnungen bei Abwesenheiten liegen bleiben.

Ja. Eingangsrechnungen werden unmittelbar nach ihrem Eingang digital erfasst und an die zuständigen Prüfer weitergeleitet. Dadurch verkürzen sich Bearbeitungs- und Freigabezeiten deutlich. Rechnungen gehen nicht mehr auf Schreibtischen oder in Postfächern verloren und können rechtzeitig für die Zahlung freigegeben werden.

Ja. Elektronische Rechnungen können direkt digital übernommen, geprüft, freigegeben und archiviert werden. Ein Ausdruck für die interne Bearbeitung ist nicht erforderlich. Damit fügt sich die E-Rechnung nahtlos in den bestehenden Rechnungsworkflow ein und wird gemeinsam mit allen zugehörigen Informationen zentral im DMS gespeichert.

Archivierung, Einführung und Nutzen

Ja. Mit dem d.velop Cloud Storage können Dokumente revisionssicher archiviert werden. Änderungen und Bearbeitungsschritte bleiben nachvollziehbar und Unterlagen werden vor unbemerkter Manipulation geschützt. Damit unterstützt Sage 100 DMS Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

Dokumente können im d.velop Cloud Storage sicher und zentral gespeichert werden. Dadurch müssen Unternehmen keine umfangreiche eigene Archiv-Infrastruktur betreiben. Der Speicher lässt sich flexibel an das tatsächliche Dokumentenvolumen anpassen.

Ja. Bereits vorhandene digitale Dateien und eingescannte Papierdokumente können in das Sage 100 DMS übernommen werden. Vor der Migration wird festgelegt, welche Dokumente benötigt werden, wie sie strukturiert sind und welchen Kunden, Lieferanten oder Vorgängen sie zugeordnet werden. So entsteht von Beginn an ein übersichtliches digitales Archiv.

Sage 100 DMS reduziert den Zeitaufwand für Suche, Ablage, Weiterleitung und Mehrfacherfassung von Dokumenten. Zusätzlich sinken Papier-, Druck-, Porto- und Archivkosten. Digitale Rechnungsworkflows beschleunigen Freigaben, vermeiden Mahngebühren und helfen dabei, Skontofristen zu nutzen. Gleichzeitig werden Mitarbeiter von wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben entlastet.

Zu Beginn werden Dokumentarten, bestehende Ablagen, Benutzerrechte und gewünschte Workflows analysiert. Danach richten wir Archivstruktur, Zugriffsrechte, Sage-100-Verknüpfungen und Freigabeprozesse ein. Bestehende Dokumente können übernommen und Mitarbeiter gezielt eingeschult werden. In einer Live-Demo sehen Sie vorab, wie das DMS mit Ihren konkreten Abläufen funktioniert.

Hier finden Sie wertvolle Tipps

und weitere Informationen zum Thema DokumentenManagementSystem (DMS)