Steuern statt Rudern – Controlling für Handwerker

Für den richtigen Umgang mit den Zahlen brauchen Sie nicht ein Wirtschaftsstudium abzuschließen. Es reicht schon aus, wenn Sie die wichtigsten Kennwerte im Blick haben und diese richtig interpretieren können. Zudem kann der Einsatz von Software Ihnen helfen, die Büroarbeit leichter von der Hand gehen zu lassen.

Um Ihren Betrieb heute erfolgreich steuern zu können, gehört neben der fachlichen Kompetenz und der Service-Orientierung auch die Auseinandersetzung mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen.

Ein Blick auf Unternehmenskennzahlen hilft Ihnen, zu identifizieren, wo Sie wirtschaftlich mit Ihrem Betrieb stehen. Dieses Wissen ist essentiell, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen und Ziele zu definieren. Mit klaren Zielen vor Augen lässt sich Ihr Handwerksbetrieb besser lenken.

Die Auswertung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen unterstützt Sie maßgeblich dabei, Antworten auf Fragen zu Ihrer Liquidität, Auslastung oder Personalplanung (kurz: zu Ihrer Wirtschaftlichkeit heute und morgen) zu geben.

Für den Überblick reichen in der Regel eine Handvoll Zahlen schon aus. Diese lassen sich aus den Daten, die bei der Auftragsabwicklung erfasst werden mit einer guten Controlling-Software schnell und einfach auswerten. Diese Auswertungen wiederum helfen Ihnen weiter, Ihren Betrieb besser zu verstehen.

Stundenverrechnungssatz

Der Stundenverrechnungssatz ist der Betrag, den ein Unternehmen für eine Arbeitsstunde in Rechnung stellt. Er setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, wie zum Beispiel den Lohnkosten, den Gemeinkosten und einem Gewinnaufschlag. Der Satz kann je nach Branche, Region und Unternehmensgröße variieren.

Umsatz

Der Umsatz ist der Gesamtbetrag, den ein Unternehmen durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erzielt. Er ist eine zentrale betriebswirtschaftliche Kennzahl und gibt Aufschluss über die wirtschaftliche Aktivität und die Marktstellung eines Unternehmens.

Kosten

Die Betriebskosten sind die Ausgaben, die ein Unternehmen für den laufenden Betrieb benötigt, um seine Produkte oder Dienstleistungen zu erstellen und anzubieten. Diese Kosten sind entscheidend für die finanzielle Planung und das Controlling eines Unternehmens.

Hier sind einige wichtige Aspekte zu den Betriebskosten:

• Fixkosten: Diese Kosten bleiben unabhängig von der Produktionsmenge konstant, wie Miete, Gehälter und Versicherungen.
• Variable Kosten: Diese Kosten ändern sich mit der Produktionsmenge, wie Materialkosten, Löhne für Produktionsmitarbeiter und Energiekosten.
• Semivariable Kosten: Diese Kosten haben sowohl fixe als auch variable Komponenten, wie z.B. Telefonkosten, die eine Grundgebühr und zusätzliche Gebühren für übermäßige Nutzung erhalten.

Mitarbeiterauslastung

Dieser Kennwert zeigt auf, wie gut die Auslastung der Mitarbeiter des Betriebs ist und in welchem Verhältnis die produktive Arbeitszeit zur nicht produktiven Arbeitszeit steht. Produktive Arbeitszeit steht also für die Zeit, in der die Mitarbeiter Umsätze erwirtschaften.

Die Mitarbeiterauslastung ist ein wichtiger Indikator für die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens. Sie beschreibt das Verhältnis zwischen der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit eines Mitarbeiters und der verfügbaren Arbeitszeit, die er oder sie leisten könnte.

Gewinn

Der Begriff „Gewinn“ kann in verschiedenen Kontexten verwendet werden. In der Wirtschaft und im Geschäft bezieht sich „Gewinn“ häufig auf den finanziellen Ertrag, den ein Unternehmen nach Abzug aller Kosten und Aufwendungen erzielt. Der Gewinn ist ein wichtiger Indikator für die wirtschaftliche Gesundheit eines Unternehmens.

Es gibt verschiedene Arten von Gewinnen, darunter:

1. Bruttogewinn: Der Umsatz minus die direkten Kosten der verkauften Waren (z.B. Materialkosten).
2. Betriebsgewinn: Der Bruttogewinn minus Betriebskosten (z.B. Miete, Gehälter).
3. Nettogewinn: Der endgültige Gewinn nach Abzug aller Kosten, Steuern und Zinsen.

Status der offenen Posten

Der „Status der offenen Posten“ bezieht sich in der Regel auf eine Übersicht über unbezahlte Rechnungen oder ausstehende Zahlungen in einem Unternehmen. Diese Übersicht ist wichtig für das Finanzmanagement, um die Liquidität zu überwachen und die offenen Forderungen zeitgerecht einzufordern.

Volumen offener Angebote

Aus dieser Übersicht geht hervor, wie viele Angebote noch offen sind. Das hilft dem Betrieb nachzuvollziehen, in welchem Verhältnis die Auftragsanfragen zu den tatsächlich erfolgten Beauftragungen stehen.

Darüber hinaus kann der Betrieb systematisch bei den Kunden nachfragen, die noch nicht auf ein Angebot reagiert oder ein Angebot abgelehnt haben. Gerade bei Angebotsabsagen ist es für einen Betrieb wichtig, die Gründe für die Absage zu kennen, um gegebenenfalls künftige Angebote passender gestalten zu können.

Controlling für das Handwerk: Die Zahlen fest im Griff haben

Dabei ist es besonders wichtig, dass Sie sämtliche betrieblich relevante Daten systematisch erfassen, um am Ende auf geeignete betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zu kommen. Denn die Zahlen geben nur dann wertvolle Antworten, wenn Sie die betriebliche Realität so abbilden, wie sie ist.

Der Computer ist unverzichtbares Hilfsmittel, wenn es um die Bewältigung der Büroarbeit geht. Das Office-Paket mit Word und Excel gehört bereits zur Grundausstattung eines jeden Büros. Die Grenzen dieser „Hilfsmittel“ im Controlling sind jedoch schnell erreicht: Excel-Tabellen werden mit zunehmender Datenfülle schnell unübersichtlich und bieten keine Erinnerungsfunktion.

Zudem ist bei Office-Dokumenten das Risiko höher, dass Daten verloren gehen. Moderner, zeitsparender und einfacher ist die Verwaltung mit einer Software. Mit dem richtigen Programm auf dem Computer erhalten Sie wichtige Kennzahlen und Auswertungen auf Knopfdruck.

Buchhaltung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr oder Lagerhaltung – mit einem modularen System stellen Sie sich die für Ihren Betrieb am besten passende Softwarelösung selbst zusammen. Im Idealfall nutzen Sie ein Programm, das alle wichtigen Daten an einem Ort zusammenführt und dabei leicht zu bedienen ist. Nicht zuletzt gewinnt der Einsatz von Software zunehmend an Bedeutung in der Kommunikation.

Mittlerweile werden Geschäftsbeziehungen und die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Behörden immer häufiger elektronisch abgewickelt.

Am häufigsten wird Software in Handwerksbetrieben für die Verwaltung von Aufträgen genutzt.

Die Auftragsverwaltung lässt sich mit einem geeigneten Programm in „einem Durchgang“ erledigen. Mit der Angebotserstellung werden bereits die wichtigsten Daten eines Auftrags hinterlegt, die dann – bei Beauftragung – in ein und demselben Programm in die Bearbeitung und schließlich in die Rechnungstellung überführt werden können.

Damit hat der Betrieb schon einige wichtige Daten an „einem Ort“versammelt.

Sage 50 Handwerk ist eine kaufmännische Komplettlösung, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen bis mittelgroßen Handwerksbetrieben zugeschnitten ist.

Mit Sage 50 Handwerk haben Handwerker ein Steuerungswerkzeug in der Hand, das sich auch ohne eingehende betriebswirtschaftliche Kenntnisse einfach bedienen lässt. Von der Terminplanung und Lagerverwaltung über die Offene Posten Übersicht bis zur Nachkalkulation und dem Controlling Center – Sie bestimmen, was Sie brauchen.

Smartphones und Tablets gehört heutzutage zu der Standardausrüstung jedes Handwerkers.

Mit JACK, der mobilen App aus dem Sage 50 Handwerk-Paket, wird Ihr Außendienst papierlos. So können Sie Aufträge über die App an Ihre Mitarbeiter weitergeben, die Bestätigung der Auftragsausführung unterschreibt der Kunde direkt auf dem mobilen Gerät und alle Ergebnisse werden in Sage 50 Handwerk übernommen.

Das spart nicht nur manuelle Übertragung der Auftragsdaten, auch im Backoffice wird Zeit gespart und Rechnungen können rascher fakturiert werden.

Marion Kassl
Produktspezialistin Sage 50 Handwerk