Von der Preisanfrage und Bestellung bis zur Warenlieferung – alle Bestellprozesse fest im Griff

Ein strukturierter Bestellprozess, der durch eine professionelle Software unterstützt wird, verwandelt eine komplexe Aufgabe in eine Reihe einfacher, kontrollierbarer Schritte. Sehen wir uns den Weg von der ersten Bedarfsermittlung bis zum Eintreffen der Ware genauer an.

1. Bedarfsermittlung und Preisanfrage

Alles beginnt mit der Feststellung, welches Material für ein Projekt benötigt wird. In Sage 50 Handwerk kann dieser Bedarf direkt aus dem Kundenauftrag abgeleitet werden. Die Software ermöglicht es, den Materialbedarf entweder projektorientiert oder verbrauchsbasiert zu ermitteln.

• Projektorientiert: Basierend auf einem konkreten Kundenauftrag erstellen Sie eine Liste der benötigten Artikel.

• Verbrauchsbasiert: Das System meldet automatisch, wenn der Mindestbestand eines Artikels im Lager unterschritten wird.

Auf dieser Grundlage können Sie direkt aus der Software heraus Preisanfragen an Ihre Lieferanten senden, um die besten Konditionen zu ermitteln.

2. Bestellvorschläge und Auftragserteilung

Nachdem die Angebote der Lieferanten eingegangen sind, hilft Ihnen das System, die wirtschaftlichste Option auszuwählen. Mit Sage 50 Handwerk können Sie automatisch Bestellvorschläge erstellen lassen. Diese berücksichtigen sowohl den aktuellen Bedarf als auch die vereinbarten Lieferantenkonditionen.

Sobald die Entscheidung getroffen ist, wird die Bestellung mit wenigen Klicks ausgelöst und digital an den Lieferanten übermittelt. Sie haben zudem die Möglichkeit, Abrufaufträge zu verwalten. Das bedeutet, Sie vereinbaren mit Ihrem Lieferanten eine Gesamtmenge, rufen das Material aber nur bei Bedarf ab. Dies optimiert die Lagerhaltung und verbessert die Liquidität.

3. Wareneingang und Lagerverwaltung

Trifft die bestellte Ware ein, wird der Wareneingang im System erfasst. Hier zeigt sich die Stärke einer integrierten Lösung:

• Lagerbuchung: Die gelieferten Artikel werden automatisch dem richtigen Lager zugebucht. Sage 50 Handwerk kann verschiedene Lagerarten verwalten, darunter klassische Materiallager, Projektlager oder sogar Fahrzeuglager für Ihre Monteure.

• Seriennummernverwaltung: Für bestimmte Artikel können Sie Seriennummern erfassen. Dies ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung jedes einzelnen verkauften Materials – ein unschätzbarer Vorteil bei Gewährleistungsfällen oder Wartungsarbeiten.

• Kontrolle: Sie gleichen die Lieferung mit der ursprünglichen Bestellung ab und können so Abweichungen sofort erkennen und klären.

4. Bereitstellung für das Projekt

Die erfassten Materialien stehen nun für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Die Artikel können direkt einem Projekt zugeordnet oder für zukünftige Aufträge im Hauptlager bereitgehalten werden. Durch die klare Zuordnung im System behalten Sie jederzeit den Überblick, welche Materialien für welche Baustelle verbraucht wurden. Dies ist eine entscheidende Grundlage für eine präzise Nachkalkulation und die Überwachung der Projektrentabilität.

Die Nutzung einer zentralen Softwarelösung für Ihr Lager- und Bestellwesen bringt klare Vorteile mit sich, die weit über die reine Materialbeschaffung hinausgehen.

Mehr Transparenz und Kontrolle

Sie wissen zu jeder Zeit, welche Materialien bestellt sind, wo sie sich befinden und für welches Projekt sie vorgesehen sind. Die lückenlose Dokumentation von Preisanfragen, Bestellungen und Wareneingängen sorgt für absolute Nachvollziehbarkeit. Mit dem optionalen Modul Controlling-Center können Sie zudem individuelle Berichte erstellen, um Ihre Daten von einfachen Listen bis hin zu grafischen Gegenüberstellungen komfortabel aufzubereiten.

Gesteigerte Effizienz im Büro und auf der Baustelle

Automatisierte Bestellvorschläge und digitale Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Die Zeit, die Sie früher mit dem manuellen Abgleich von Listen und dem Schreiben von Bestellungen verbracht haben, können Sie nun in wertschöpfende Tätigkeiten investieren. Dank der mobilen Anbindung über die JACK App haben Ihre Mitarbeiter vor Ort Zugriff auf alle relevanten Informationen und können sogar Bedarfe direkt von der Baustelle melden.

Optimierte Lagerhaltung und Kostenreduktion

Durch die Verwaltung von Mindestmengen und die Möglichkeit, verbrauchsbasiert zu bestellen, vermeiden Sie unnötige Kapitalbindung in Ihrem Lager. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass wichtiges Material immer verfügbar ist. Die Funktion der Abrufaufträge gibt Ihnen zusätzliche Flexibilität und hilft, Lagerkosten zu minimieren.

Solide Grundlage für Ihre Kalkulation

Ein präzise geführter Bestell- und Lagerprozess ist die Basis für jede erfolgreiche Nachkalkulation. Sie können exakt nachverfolgen, welche Kosten für Material auf einer Baustelle angefallen sind. Dieser Soll-Ist-Vergleich ermöglicht es Ihnen, die Rentabilität Ihrer Projekte laufend zu überwachen und zukünftige Angebote noch genauer zu kalkulieren.

Ein durchgängiger und transparenter Bestellprozess ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für jeden modernen Handwerksbetrieb. Er schafft die Grundlage für effizientes Arbeiten, finanzielle Kontrolle und zufriedene Kunden. Mit einer Lösung wie Sage 50 Handwerk haben Sie alle Werkzeuge zur Hand, um Ihre Abläufe vom ersten Angebot bis zur Schlussrechnung zu optimieren.

Sage 50 Handwerk ist eine kaufmännische Komplettlösung, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen bis mittelgroßen Handwerksbetrieben zugeschnitten ist.

Mit Sage 50 Handwerk haben Handwerker ein Steuerungswerkzeug in der Hand, das sich auch ohne eingehende betriebswirtschaftliche Kenntnisse einfach bedienen lässt. Von der Terminplanung und Lagerverwaltung über die Offene Posten Übersicht bis zu Live-Schnittstellen wie IDS und OCI – Sie bestimmen, was Sie brauchen.

Smartphones und Tablets gehört heutzutage zu der Standardausrüstung jedes Handwerkers.

Mit JACK, der mobilen App aus dem Sage 50 Handwerk-Paket, wird Ihr Außendienst papierlos. So können Sie Aufträge über die App an Ihre Mitarbeiter weitergeben, die Bestätigung der Auftragsausführung unterschreibt der Kunde direkt auf dem mobilen Gerät und alle Ergebnisse werden in Sage 50 Handwerk übernommen.

Das spart nicht nur manuelle Übertragung der Auftragsdaten, auch im Backoffice wird Zeit gespart und Rechnungen können rascher fakturiert werden.

Marion Kassl
Produktspezialistin
Sage 50/Handwerk