Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume, in denen Unternehmen bestimmte Geschäftsunterlagen und Dokumente aufbewahren müssen. Diese Regelungen sollen sicherstellen, dass relevante Informationen für Prüfungen, rechtliche Streitigkeiten oder andere notwendige Überprüfungen verfügbar bleiben.

In Österreich gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, die unter die Aufbewahrungspflicht fallen, darunter:

• Buchhaltungsunterlagen: Journale, Hauptbücher, Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen.
• Geschäftskorrespondenz: Schriftverkehr, der für die Geschäftstätigkeit relevant ist.
• Rechnungen: Ein- und Ausgangsrechnungen sowie sonstige Buchungsbelege.
• Verträge: Alle Arten von Verträgen, die das Unternehmen abgeschlossen hat.
• Jahresabschlüsse und Lageberichte.
• Personalunterlagen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und andere relevante Dokumente.

Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Dokumente und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Die wichtigsten Fristen sind:

• Sieben Jahre:
  • Buchhaltungsunterlagen und Geschäftsbelege (gemäß § 212 UGB und § 132 BAO).
  • Jahresabschlüsse und Lageberichte.
  • Rechnungen und sonstige Belege, die für steuerliche Zwecke relevant sind.
• Zehn Jahre:
  • Personalunterlagen (nach dem Einkommensteuergesetz).
  • Unterlagen im Zusammenhang mit Sozialversicherungsbeiträgen.
• Eventuell längere Fristen:
  • Für Dokumente, die in laufenden oder zu erwartenden Rechtsstreitigkeiten relevant sind, können längere Aufbewahrungsfristen gelten.

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist für Unternehmen aus mehreren Gründen wichtig:

• Rechtssicherheit: Bei steuerlichen Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen müssen Unternehmen in der Lage sein, relevante Dokumente vorzulegen.
• Nachvollziehbarkeit: Eine lückenlose Dokumentation hilft, Geschäftsprozesse und Transaktionen auch nach Jahren noch nachvollziehen zu können.
• Strafen vermeiden: Die Nichterfüllung der Aufbewahrungspflichten kann zu empfindlichen Geldbußen und anderen rechtlichen Konsequenzen führen.

Für Unternehmen in Österreich ist es unerlässlich, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten und sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente ordnungsgemäß und sicher aufbewahrt werden. Eine gute Dokumentenmanagementstrategie hilft nicht nur dabei, gesetzliche Vorschriften zu erfüllen, sondern auch die Effizienz und Transparenz der Unternehmensführung zu erhöhen.

Nähere Informationen erhalten Sie auf der Seite der WKO.