Bei Dienstreisen im In- und Ausland steht Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern für die Übernachtung ein Ersatz der Kosten zu. Bei Nachweis der Nächtigungskosten und der Kosten des Frühstücks ersetzt die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber die gesamten Kosten, ohne Nachweis steht ein Pauschalbetrag von 15 Euro zu.

Nächtigungsgelder sind nur dann steuerfrei, wenn tatsächlich genächtigt wird. Bei Entfernungen von mindestens 120 Kilometern zwischen Einsatzort und Wohnort gilt die Nächtigung als glaubhaft. Das bedeutet: Der Arbeitgeber braucht in diesem Fall nicht zu prüfen, ob der Arbeitnehmer auch wirklich außerhalb seines Wohn- bzw. Dienstortes übernachtet hat. Anders bei Entfernungen unter 120 Kilometern: Hier muss die Nächtigung nachgewiesen werden.

1. Stellt der Arbeitgeber kostenlos eine Nächtigungsmöglichkeit zur Verfügung, sind zusätzlich bezahlte Nächtigungsgelder steuerpflichtig.
2. Weist der Arbeitnehmer durch Belege seine Nächtigungskosten und die Kosten des Frühstücks nach, kann der Arbeitgeber diese in voller Höhe steuerfrei ersetzen oder direkt übernehmen.
3. Weist der Arbeitnehmer die Höhe der Nächtigungskosten nicht nach, können € 15,– pauschal als Nächtigungsaufwand (einschließlich Frühstück) steuerfrei ausbezahlt werden. Dies ist auch dann möglich, wenn der Arbeitnehmer eine Nächtigungsmöglichkeit im Fahrzeug (Lkw, Bus) hat. Werden dem Arbeitnehmer weniger als € 15,– ausbezahlt, kann der übersteigende Teil als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Liegt eine Dienstreise nach der Legaldefinition vor, kann das Nächtigungsgeld bloß für einen Zeitraum von höchstens sechs Monaten nicht-steuerbar berücksichtigt werden. Ab dem siebenten Monat wird der Einsatzort zum Mittelpunkt der Tätigkeit.

Steuerfreie Nächtigungsgelder sind auch in der Sozialversicherung beitragsfrei.