Zurverfügungstellung von Daten auf Datenträgern gemäß BAO

Die Bereitstellung von Daten auf Datenträgern ist ein zentraler Bestandteil moderner Betriebsprüfungsverfahren und hat sich im Alltag von Unternehmen als digitaler Standard etabliert. Doch welche gesetzlichen Vorgaben gibt es in Österreich gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) und was bedeutet das für Unternehmen?

(Lesedauer: 4 Minuten)

Was versteht man unter der Bereitstellung von Daten gemäß BAO?

Die Bereitstellung von Daten gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) bezieht sich auf die Verpflichtung von Steuerpflichtigen und anderen relevanten Personen, bestimmte Informationen und Daten an die Finanzbehörden zur Verfügung zu stellen. Dies kann beispielsweise die Einreichung von Steuererklärungen, Buchhaltungsunterlagen oder andere relevante Dokumente umfassen, die für die Ermittlung von Steuerpflichten notwendig sind. Ziel ist es, eine transparente und korrekte Besteuerung zu gewährleisten.

Diese Regelung erleichtert es den Finanzbehörden, umfassende Betriebsprüfungen durchzuführen, und reduziert auf Seiten der Unternehmen den manuellen Aufwand der Belegvorlage. Allerdings sind damit auch spezifische technische und organisatorische Voraussetzungen verbunden.

Die Bundesabgabenordnung (BAO) regelt in Österreich die allgemeinen Bestimmungen über Abgaben und deren Verwaltung. Hier sind einige der grundlegenden Anforderungen und Aspekte, die in der BAO behandelt werden:

  1. Steuerpflicht: Die BAO definiert, wer steuerpflichtig ist und welche Abgaben zu entrichten sind.
  2. Abgabenverfahren: Die Vorschriften zur Einhebung, Festsetzung und Zahlung von Abgaben sind festgelegt. Dazu gehören auch Fristen und Verfahren für die Einreichung von Steuererklärungen.
  3. Rechtsmittel: Die BAO regelt die Möglichkeiten für Steuerpflichtige, gegen Bescheide und Entscheidungen der Finanzbehörden vorzugehen.
  4. Mitwirkungspflichten: Steuerpflichtige sind verpflichtet, bei der Feststellung der Abgaben mitzuarbeiten, z.B. durch die Bereitstellung von Informationen und Unterlagen.
  5. Strafbestimmungen: Es gibt Regelungen zu den Konsequenzen bei Verstößen gegen die Abgabenordnung, wie z.B. Geldstrafen oder andere Sanktionen.
  6. Fristen: Die BAO legt Fristen für die Einreichung von Erklärungen und die Zahlung von Abgaben fest.

Welche Anforderungen gibt es?

Hier sind einige der wesentlichen Anforderungen, die Unternehmen bei der Zurverfügungstellung der Daten berücksichtigen müssen:

  1. Richtigkeit und Vollständigkeit
    Daten, die auf elektronischen Datenträgern bereitgestellt werden, müssen vollständig und unverändert sein. Es ist unerlässlich, dass sie den Originaldaten entsprechen und keine nachträglichen Bearbeitungen vorgenommen wurden.
  2. Format und Lesbarkeit
    Die BAO erlaubt die Übermittlung der Daten in gängigen standardisierten Formaten, wie z. B. XML, CSV oder TXT. Diese Formate gewährleisten, dass die Daten auch von der Finanzbehörde verarbeitet werden können. Zudem sollten sie in einer strukturierten und maschinenlesbaren Form vorliegen, damit eine effiziente Weiterverarbeitung möglich ist.
  3. Aufbewahrungspflichten
    Gemäß § 132 BAO müssen steuerrelevante Daten für einen Zeitraum von sieben Jahren aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungspflicht umfasst sowohl physische Belege als auch digitale Daten. Lesen Sie dazu unseren Blog Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und Aufbewahrungspflicht in Österreich.
  4. Sicherheit der Datenübertragung
    Die Übertragung der Daten auf Datenträgern muss mit der größtmöglichen Sicherheit erfolgen. Unternehmen sollten darauf achten, sichere Übertragungswege zu nutzen und sensible Informationen mithilfe von Verschlüsselungstechnologien zu schützen.
  5. Zusätzliche Anforderungen durch die Finanzbehörde
    Die Finanzbehörde kann weitere spezifische Anforderungen vorgeben, insbesondere im Zusammenhang mit der Analysefähigkeit der Daten. Hierbei sollten Unternehmen auf geeignete Software- und Prüfsysteme setzen, um sich optimal vorzubereiten.

Welche Vorteile hat die elektronische Datenübermittlung?

Die Bereitstellung von Daten auf Datenträgern bietet Vorteile sowohl für Unternehmen als auch für die Finanzbehörden:

  1. Zeitersparnis durch die Vereinfachung von Prüfprozessen.
  2. Weniger Papierkram dank digitalisierter Prozesse.
  3. Automatisierte Prüfungen, die auf strukturierten Datensätzen basieren.
  4. Reduktion von Fehlern, da manuelle Schritte minimiert werden.

Herausforderungen und Tipps für Unternehmen

Trotz der zahlreichen Vorteile bedeutet die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen auch erhöhten Aufwand für Unternehmen. Um dies zu bewältigen, können folgende Tipps hilfreich sein:

Setzen Sie auf professionelle Softwarelösungen, die Ihre Buchhaltungsdaten automatisch strukturiert exportieren können.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben korrekt umgesetzt werden.

Konsultieren Sie Experten, z. B. Steuerberater oder IT-Experten, um die Qualität und Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.

Führen Sie regelmäßige interne Kontrollen durch, um sicherzugehen, dass Ihre Daten vollständig und korrekt gespeichert werden.

Fazit

Die Bereitstellung von Daten auf Datenträgern gemäß BAO stellt für Unternehmen eine klare Chance dar, ihre Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Gleichzeitig sind genaue Kenntnisse der gesetzlichen Anforderungen sowie eine strukturierte Vorgehensweise unerlässlich, um den Vorgaben gerecht zu werden. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie rechtliche Fallstricke vermeiden und gleichzeitig die Zusammenarbeit mit Finanzbehörden wesentlich vereinfachen.

Marion Kassl
Produktspezialistin Sage 50