Rechnungssoftware für Österreich: Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung

Erstellen Sie Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen in einem durchgängigen Prozess. Mit Rechnungssoftware von Sage automatisieren Sie Ihre Auftragsbearbeitung, vermeiden doppelte Eingaben und behalten offene Rechnungen zuverlässig im Blick.

Für EPU, kleine Unternehmen und KMU · Sage 50 und Sage 100 · Cloud oder eigener Server

Rechnungssoftware für Österreich: Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung

Erstellen Sie Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen in einem durchgängigen Prozess. Mit Rechnungssoftware von Sage automatisieren Sie Ihre Auftragsbearbeitung, vermeiden doppelte Eingaben und behalten offene Rechnungen zuverlässig im Blick.

Was ist eine Rechnungssoftware?

Eine Rechnungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften digital zu erstellen und zentral zu verwalten. Kundendaten, Artikel, Leistungen und Preise werden einmal erfasst und anschließend im gesamten Auftragsprozess weiterverwendet.

Im Unterschied zu einfachen Rechnungsvorlagen begleitet eine professionelle Rechnungssoftware den vollständigen Ablauf: Ein angenommenes Angebot wird zum Auftrag, daraus entstehen Lieferschein und Rechnung. Offene Rechnungen bleiben sichtbar und können bei Bedarf über das Mahnwesen weiterbearbeitet werden. Das spart Zeit, reduziert Übertragungsfehler und schafft einen aktuellen Überblick über Aufträge, Umsätze und Zahlungseingänge.

Die Rechnungssoftware von Sage eignet sich für EPU, kleine Unternehmen und wachsende KMU in Österreich. Je nach Lösung lässt sie sich um Buchhaltung, Warenwirtschaft, Lager, Dokumentenmanagement, CRM oder weitere Unternehmensbereiche ergänzen.

  • Angebote und Aufträge erstellen

  • Aus Angeboten Lieferscheine und Rechnungen übernehmen

  • Kunden, Artikel und Leistungen verwalten

  • Offene Rechnungen kontrollieren

  • Abläufe modular erweitern

Einmal erfassen – durchgängig weiterarbeiten

Mit einer professionellen Rechnungssoftware erstellen Sie nicht jeden Beleg von Grund auf neu. Kunden, Artikel, Leistungen, Preise und Konditionen werden einmal erfasst und entlang des gesamten Auftragsprozesses weiterverwendet.

Aus einem Angebot entsteht per Übernahme ein Auftrag, daraus ein Lieferschein und schließlich die Rechnung. Anschließend behalten Sie Zahlungseingänge und offene Forderungen im Blick. Das beschleunigt die Bearbeitung, verhindert doppelte Eingaben und reduziert Fehler.

Angebot

Erstellen Sie professionelle Angebote mit hinterlegten Kunden, Artikeln, Leistungen, Preisen und individuellen Konditionen.

Auftrag

Wird das Angebot angenommen, übernehmen Sie alle relevanten Daten direkt in den Auftrag – ohne erneute Erfassung.

Lieferschein

Erstellen Sie den passenden Lieferschein aus dem Auftrag und dokumentieren Sie vollständig, welche Waren oder Leistungen geliefert wurden.

Rechnung

Übernehmen Sie die Daten in die Rechnung, ergänzen Sie erforderliche Angaben und versenden Sie den fertigen Beleg digital an Ihren Kunden.

Zahlung und Mahnwesen

Kontrollieren Sie offene Rechnungen, berücksichtigen Sie Zahlungseingänge und bearbeiten Sie überfällige Forderungen mit einem strukturierten Mahnwesen.

Jeder Beleg baut auf dem vorherigen auf. So bleibt der gesamte Vorgang nachvollziehbar – vom ersten Kundenkontakt bis zur bezahlten Rechnung:
Leistung und Preis im Angebot festlegen >  Daten direkt in Auftrag übernehmen > Mit Lieferschein dokumentieren >  Rechnung erstellen und senden > Offene Beträge überwachen

Weniger Aufwand, weniger Fehler, schneller bezahlt

Eine gute Rechnungssoftware vereinfacht nicht nur das Schreiben von Rechnungen. Sie verbindet die einzelnen Schritte Ihrer Auftragsbearbeitung, schafft klare Abläufe und liefert jederzeit einen aktuellen Überblick. Davon profitieren EPU ebenso wie kleine Unternehmen und wachsende KMU.

Geschäftsvorgänge schneller bearbeiten

Kunden, Artikel, Leistungen, Preise und Konditionen müssen nicht bei jedem Beleg neu eingegeben werden. Bestehende Daten werden automatisch in den nächsten Vorgang übernommen – vom Angebot über Auftrag und Lieferschein bis zur Rechnung.

Wiederkehrende Aufgaben lassen sich standardisieren und deutlich schneller erledigen. Dadurch bleibt mehr Zeit für Kunden, Projekte und das eigentliche Geschäft.

Verlässliche Daten statt Übertragungsfehler

Wer Daten zwischen Word, Excel, E-Mail und verschiedenen Vorlagen überträgt, produziert leicht Tippfehler, falsche Beträge oder unterschiedliche Versionen. In einer Rechnungssoftware greifen alle Belege auf dieselben Kunden-, Artikel- und Preisdaten zu.

Berechnungen, Steuersätze, Belegnummern und Summen werden systematisch verarbeitet. Das reduziert Fehler und sorgt für nachvollziehbare Geschäftsvorgänge.

Offene Rechnungen rechtzeitig erkennen

Versendete und noch nicht bezahlte Rechnungen bleiben übersichtlich im System erfasst. Sie erkennen offene Beträge und Fälligkeiten frühzeitig und können bei Zahlungsverzug gezielt reagieren.

Ein strukturiertes Mahnwesen unterstützt Sie dabei, Forderungen konsequent nachzuverfolgen und Ihre Liquidität besser zu sichern.

Aufträge und Umsätze transparent steuern

Welche Angebote sind noch offen? Welche Aufträge werden gerade bearbeitet? Welche Rechnungen sind fällig und welche bereits bezahlt? Eine zentrale Rechnungssoftware liefert die notwendigen Informationen, ohne dass Sie verschiedene Dateien durchsuchen müssen.

Auswertungen zu Kunden, Artikeln, Aufträgen und Umsätzen schaffen eine verlässliche Grundlage für kaufmännische Entscheidungen.

Das Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit, konsistente Belege, bessere Kontrolle und ein schnellerer Weg vom Auftrag zum Zahlungseingang.

Was sagen unsere Kunden über unsere Auftrags- und Rechnungssoftware?

Sage 100

charismaTec

Wie wichtig sind Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung im internationalen Handel? CharismaTec liefert in 70 Länder der Erde.

„Wenn die Rechnung nicht sofort passt, dann haben wir Probleme beim Zoll.“

Dieter Lutzmayr, Geschäftsführer

Professionelle Rechnungen für österreichische Unternehmen

Eine Rechnung muss nicht nur gut aussehen, sondern auch die erforderlichen Angaben enthalten und zum jeweiligen Geschäftsfall passen. Eine professionelle Rechnungssoftware unterstützt Sie dabei, vollständige und nachvollziehbare Belege zu erstellen – vom individuellen Rechnungsdesign bis zur elektronischen Übermittlung.

Steuersätze, Kundendaten, Zahlungsbedingungen und weitere Angaben werden aus den hinterlegten Stammdaten übernommen. So entstehen einheitliche Rechnungen, ohne dass Inhalte jedes Mal manuell aus verschiedenen Vorlagen zusammengesetzt werden müssen.

1. Erforderliche Rechnungsangaben

Kunden- und Unternehmensdaten, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Umsatzsteuer und weitere erforderliche Angaben werden strukturiert auf der Rechnung ausgegeben. Welche Angaben notwendig sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsfall ab.

2. Fortlaufende Belegnummern

Die Software vergibt Rechnungs- und Belegnummern automatisch nach den hinterlegten Nummernkreisen. Sie erfüllen die Vorgaben, Geschäftsvorgänge sind eindeutig zuordenbar und leichter nachvollziehbar.

3. Steuersätze und Sonderfälle

Unterschiedliche österreichische Steuersätze sowie steuerliche Sonderfälle können über die entsprechenden Einstellungen und Steuerschlüssel einfach verarbeitet werden. Mit dem Buchhaltungsmodul werden die Rechnungen richtig verbucht oder im Stapel an den Steuerberater weiter gegeben.

4. Gutschriften und Stornierungen

Auch Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben. Mit der Rechnungssoftware erstellen Sie Gutschriften und Stornobelege mit Bezug zum ursprünglichen Geschäftsvorgang.

5. Individuelles Rechnungsdesign

Gestalten Sie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen passend zu Ihrem Unternehmen. Logo, Kontaktdaten, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und weitere Informationen werden einheitlich auf den Belegen dargestellt.

Vom Angebot über die Rechnung zum Mahnwesen

Mit Sage finden Sie für jede Unternehmensgröße und jede Branche die passende Rechnungssoftware mit integrierten Tools zu Auftragsbearbeitung, Bestellwesen, Warenwirtschaft und Lager. In unseren Lösungen werden elektronische Rechnungen in allen wichtigen Formaten (E-Rechnung an den Österreichischen Bund, X-Rechnung, ZUGfERD) unterstützt.

Kleine Unternehmen

1-10 Mitarbeiter

Standardsoftware

Sage 50

  • Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft, Lagerverwaltung und vieles mehr

  • Transparente Geschäftsabläufe auf einen Blick

  • Gestaltung des gesamten geschäftlichen Briefverkehrs

  • Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Auftragsbestätigungen, Bestellscheinen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften

  • Integriertes Mahnwesen

  • Inventur mit Scanner

  • Optional mit Microsoft 365 Integration

Mittlere Unternehmen

3-100 Mitarbeiter

Anpassbare Software

Sage 100

  • Rechnungswesen und Auftragsbearbeitung für Controlling, Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung u.v.m.

  • Warenwirtschaft für Einkauf, Verkauf und Lager

  • Produktion in Einzel- und Serienfertigung

  • Integriertes Kundenmanagement (CRM), Dokumentenmanagement (DMS), E-Commerce (Webshop) u.v.m.

  • Mobilität für Außendienstmitarbeiter und Service- und Wartungstechniker für Smartphone und Tablet mit der B2GO App

  • Flexible Anpassung an Ihre Branche und individuellen Bedürfnisse rasch und einfach dank App-Designer Technologie

Was können wir noch für Sie tun?

Allgemein (#7)

Unsere vollständige Datenschutzerklärung zu all unseren Produkten und Dienstleistungen finden Sie unter www.business-software.at/datenschutz.

FAQ

Häufige Fragen zur Rechnungssoftware

Eine Rechnungssoftware unterstützt Unternehmen bei der digitalen Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften. Kunden, Artikel, Leistungen, Preise und Konditionen werden zentral gespeichert und im gesamten Auftragsprozess wiederverwendet. Zusätzlich lassen sich offene Rechnungen, Zahlungseingänge und Mahnungen übersichtlich bearbeiten.

Rechnungssoftware eignet sich für EPU, Gründer, Dienstleister, Handelsbetriebe sowie kleine und mittlere Unternehmen. Entscheidend ist weniger die Branche als der benötigte Funktionsumfang. Während kleine Unternehmen häufig mit einer kompakten Lösung starten, benötigen wachsende KMU meist zusätzliche Funktionen für Warenwirtschaft, Lager, Buchhaltung oder weitere Unternehmensbereiche.

Eine Rechnungssoftware konzentriert sich auf die Auftragsbearbeitung – vom Angebot über Auftrag und Lieferschein bis zur Ausgangsrechnung. Buchhaltungssoftware verarbeitet die daraus entstehenden Geschäftsfälle in der Finanzbuchhaltung, beispielsweise offene Posten, Zahlungen, Umsatzsteuer und Auswertungen. Integrierte Sage-Lösungen können beide Bereiche miteinander verbinden.

Eine Rechnungssoftware erstellt und verwaltet kaufmännische Belege. Eine Warenwirtschaft ergänzt diesen Ablauf um Artikelverwaltung, Einkauf, Bestellungen, Lagerbestände, Inventur und weitere Warenbewegungen. Unternehmen, die Produkte einkaufen, lagern oder verkaufen, profitieren deshalb meist von einer integrierten Warenwirtschaft. Aber auch für Dienstleistungsunternehmen mit unterschiedlichen Leistungen ist eine Warenwirtschaft sinnvoll. Bereits in Sage 50 ist im Leistungsumfang eine Warenwirtschaft inkludiert.

Sie können unter anderem Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Teil- und Schlussrechnungen, Gutschriften sowie Stornobelege erstellen. Die Belege greifen auf dieselben Kunden-, Artikel-, Leistungs- und Preisdaten zu und können direkt aus dem jeweils vorherigen Vorgang übernommen werden.

Ja. Ein angenommenes Angebot kann in einen Auftrag und anschließend in einen Lieferschein oder eine Rechnung übernommen werden. Die bereits erfassten Kunden, Positionen, Preise und Konditionen bleiben dabei erhalten. Das vermeidet doppelte Eingaben und reduziert Übertragungsfehler.

Ja. Die angebotenen Sage-Lösungen sind für den Einsatz in österreichischen Unternehmen optimiert. Sie unterstützen die strukturierte Ausgabe erforderlicher Rechnungsangaben, fortlaufende Belegnummern, österreichische Steuersätze und weitere relevante Geschäftsfälle.

Ja. Alle unsere Rechnungssoftware-Lösungen unterstützen die erforderlichen Formate für die elektronische Angebots- und Rechnungslegung an den österreichischen Bund und die öffentliche Verwaltung.

Ja. Unsere Rechnungssoftware-Lösungen unterstützen sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD. Damit können strukturierte elektronische Rechnungen für Kunden und Geschäftspartner erstellt werden. Welches Format verwendet werden soll, richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Rechnungsempfängers.

Nein. Eine PDF-Rechnung stellt den Beleg in erster Linie visuell dar. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten, die von einem empfangenden System automatisiert geprüft und verarbeitet werden können. Formate wie ebInterface, UBL, XRechnung und ZUGFeRD erfüllen unterschiedliche Anforderungen an diesen strukturierten Datenaustausch.

Ja. Offene Rechnungen, Fälligkeiten und Zahlungseingänge können zentral überwacht werden. Dadurch erkennen Sie ausstehende Beträge rechtzeitig und können überfällige Forderungen gezielt bearbeiten. In Verbindung mit Buchhaltung und Mahnwesen entsteht ein durchgängiger Ablauf von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung.

Ja. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen können an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens angepasst werden. Dazu gehören beispielsweise Logo, Unternehmensdaten, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, Texte und weitere Belegbestandteile. Wir übernehmen für unsere Kunden gerne die Anpassung oder stellen Schritt-für-Schritt Videos zur Verfügung und Kunden gestalten es sich frei nach Ihren Wünschen selbst.

Sage 50 eignet sich besonders für EPU und kleine Unternehmen mit weitgehend standardisierten Abläufen. Sage 100 ist für wachsende KMU und mittelständische Unternehmen gedacht, die mehrere Bereiche verbinden, individuelle Prozesse abbilden oder die Software umfangreicher erweitern möchten. Für Handwerksbetriebe steht außerdem Sage 50 Handwerk als branchenspezifische Lösung zur Verfügung.

Ja. Es stehen kostenlose Testmöglichkeiten beziehungsweise unverbindliche Online-Präsentationen zur Verfügung. In einer kurzen Beratung lässt sich vorab klären, welche Lösung und welche Module zu Ihren Abläufen passen.